IT導入促進やアプリ（ITツール・クラウドサービス）に関する記事、インタビュー等をご紹介します。
高崎商工会議所 中小企業相談所の梅澤史明課長にＩＴ支援の取組み状況について、お聞きしました。
平成１３年高崎経済大学経済学部を卒業し、都内のシステム会社に勤務。その後、高崎経済大学大学院で経営学修士を取得し、高崎商工会議所に入所し、中小企業大学校の中小企業診断士養成課程に派遣。中小企業診断士の資格を取得。IT導入支援の先駆者として活躍中。
複数人で業務を実施する場合、書類をチームで共有することは非常に重要です。一人が書類を自分のパソコンにしか保管しないということは、業務を一人で抱え込むことになります。担当者が休みを取ると業務が停滞してしまうことになります。
組織として円滑に業務を進めていくためには、書類すなわち業務を共有し、もしもの時には代わって業務を進められる体制づくりが求められます。そして書類の中でもお金に関する書類で最重要なのが請求書です。お客様に提出した請求書がいつのものか、いくらのものだったのかは常に履歴で把握したいでしょう。
ビジネスを行っていると必ずするのが「名刺交換」。そして、それに付随して「名刺管理業務」が必要になってきます。社内に持ち帰ったら、記載されている情報を連絡先情報や顧客情報に転記し、名刺自体はファイリングをする。なんて管理方法が一般的ではないでしょうか。中には、デスクの上に山積みなんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この「名刺管理業務」、結構面倒ではありませんか。1枚の名刺のデータを登録してファイリングするのにもそれなりの時間がかかります。それが複数枚あると結構まとまった時間が必要になります。しかも、この業務を行う時間は明確化されていないことも多いのではないでしょうか。その結果「何故か忙しい」といった状態になってしまっている方や、先程述べたように「デスクに山積み」状態になってしまっているなんて方は周りにいらっしゃいませんか。
そんな悩みを解決するアプリが、名刺管理アプリです。
名刺管理アプリは、取得した名刺のデータ化を支援し、さらにビジネスに活用しやすい形にしてくれるアプリです。現在、大手企業や個人利用を中心に導入が進んできており、「名刺管理業務」の効率化が進められています。今回は、この名刺管理アプリの「メリット」を３つのカテゴリに分けてご紹介いたします。また、使用開始までの流れについても簡単にご紹介してまいります。
美容室やサロンでは、サービスメニューが決まっていたとしても、実際には顧客一人ひとりに対してサービス内容をアレンジして提供することで、それぞれの顧客の高い満足を獲得しています。例えば美容室では、顧客にとって好ましいヘアスタイル、服飾などは、それぞれの顧客によって、またそのシーンや気持ち、顧客がこれから向かいたい未来などによって、変わってくるでしょう。ですから、お店や美容師、施術者の方々は、顧客一人ひとりに向き合って、最も効果的なサービスを提供していると思います。
また、お客様を個として見るだけでなく、全体として捉えて、どのようなお客様がどれくらいの頻度で来店されるのか、そこからどれだけの売上を得ているのか、といったことを把握し、お店のカイゼンをしていくのも重要です。どの技術が求められているか、売上の大きい技術は何か、トレンドがどう変化しているかなどを、新メニューやスタイル提案に活かしていくこともあるでしょう。
つまり、お客様に最高のサービスを提供するためには、お客様を知るということが大切になります。
ファイルを他の人と共有するシーンは増えています。社内の複数人で仕事をする場合もあれば、取引先などの社外の人たちと共有しながら作業を進める機会も多くなっているのではないでしょうか。
また自分一人で仕事をしていたとしても、作成したファルを全て自分のパソコンの中においているのはリスクがあります。万が一、急にパソコンが故障したらどうなるでしょうか。パソコンが復旧するまで、業務は止まってしまいますし、ファイルが復旧できなければ作業の大きな手戻りになります。バックアップの目的のためにもファイル共有は重要です。
インターネット時代の今、ファイル共有サービスを活用することは業務を円滑に行うために必須だと言えるでしょう。
店舗経営にあたっては、POSという言葉に触れる機会は多いと思います。ご存じの方も多いでしょうが、POSは「Point of Sale」つまり商品が販売されたタイミングで、売上データが登録され管理される仕組みのことです。POSレジを導入すると、顧客情報と紐づけた詳細な売上データが販売時点で蓄積されるようになるため、さまざまなメリットを得られます。
店舗の売上を向上し、コストを抑えて、生産性を高めるためには、データの活用が重要です。過去にどのような傾向があり、今この瞬間にどうなっているかを知ることで、そこから、次の瞬間どうするか、先々に向けてどうするかを考えて、より良い未来を創っていくことができます。多くの学びを得られる基盤を築くためには、少なくとも売上データを蓄積する仕組みは必要でしょう。
また、2019年10月から軽減税率制度が実施されると、商品の種類や販売形態によって、複数税率を使い分けることが必要になります。そのとき、レジに商品ごと販売形態ごとに自動で税率を切り替える機能がついていないと、日々のオペレーションにかかる手間は大きなものになるでしょう。
POSレジをまだ使っていない小規模店舗の方には、是非とも導入を検討していただきたいです。
以下、小規模店舗がPOSレジを導入するべき理由を5つ説明します。
インターネットが一般に普及してからもう随分時間が経ちました。一昔前、情報収集といえばテレビや新聞、雑誌や本などを見るのが一般的でした。ところが今や「〇〇について調べよう」と思ったら、情報の信頼度の問題はあれど、まずはインターネットで検索してみるのが一般的になっています。検索する情報は、ニュースや専門知識にとどまらず、商品の情報やその商品を作っているお店・企業の情報、さらに電話番号や地図、コラムや日記など個人的な情報まで、あらゆる情報に至っています。このような時代背景の元、現在に至るまで、個人だけでなく多くの企業・お店のホームページも開設されていきました。
2018年の㈱MM総研の「業務ソフトウェアの利用動向調査」によると、中小企業における業務ソフトウェア利用率は、「財務・会計」が34%となっています。他の業務分野に比べるとシステム化が進んでいるとは言えますが、まだまだ、手書きやエクセルで計算・作成している小規模事業者も多数存在します。
一方で、自社では会計を行わず、外部に委託している事業者もいるでしょう。会計の業務処理は手間がかかっていたため、外部に委託するのも選択肢の一つだったと思います。しかし、外部に全て丸投げで委託してしまうと、社内で会計数値の把握が遅れがちになります。今月の売上や費用等の数値を、2ヶ月後に見ているようでは、変化に柔軟に対応する経営を行うのは難しいでしょう。
とはいえ会計数値を迅速に把握するために自社内で会計業務をやるのは大変でしたが、この数年で急速に会計サービスは進化しています。以下のように、ネットバンクや会計サービスが連動することで、会計業務を行うことは劇的に簡単になっています。
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