カフェ&バーでPOSレジアプリとキャッシュレス決済を導入し、会計システムと連携

湯村さん「カフェ＆バーをオープンしたのは2023年5月のことです。長年この地で営業していた老舗喫茶店が店を閉めるというのを耳にして、「新たにここで店をやりたい！」という思いをビルオーナーに伝え、レトロな雰囲気の内装を活かしながらリノベーションをしてこの店をオープンさせました。東京でフレンチ店を経営していた経験を活かして私がシェフ＆ソムリエとして、そしてシェフ＆パティシエのパートナーとの２人体制で営業しています」

【課題】こだわりのワインのオーダー管理やレジとの連携を目指して

湯村さん「当店ではワインなど酒類の取り扱い品目が多く、特にワインについては家族経営の醸造家さんから希少価値の高いものを仕入れているので、常時同じものを入荷できるとは限らない状況にあります。ですから在庫管理も煩雑ですし、メニュー表での価格管理、レジの打ち間違え、レジ締めの際の金額差異の即時点検などが課題でした。タブレットによるオーダー管理ができることと、レジとの連携ができることを第一条件に、オープン後すぐPOSレジアプリの導入を検討しました。POSレジを扱う事業者は数多くあるうえ、どの事業者もサービスが細かく枝分かれしており、サービス内容ごとの料金設定も複雑で、選定には大変戸惑いました」

【導入】会計システムとリアルタイム接続できる「ユビレジ」を導入

湯村さん「『現在利用している会計システムとリアルタイム接続ができるか？』という観点で顧問税理士にも相談しながら、まずは数あるPOSレジの中から、２社に絞り込みました。ビデオ通話で両社からサービス内容のレクチャーを受けたものの、違いがはっきりとわからず、説明してくれた担当者の人柄とわかりやすさで最終的に『ユビレジ』に決定しました。導入に際しては、タブレットとマニュアルが同時に送られてきて、説明動画を見ながら操作方法を勉強しましたが、デジタルツールに不慣れな私どもにとっては正直大変な作業でした。苦心しながらも、顧問税理士の支援を受け、会計システムとも連携することができました」

湯村さん「正直、私どものような小規模な飲食店にとって、ランニングコストがかかることは課題ですね。月額のシステム使用料も高額だなと感じましたが、税理士の経理処理に必要であるため導入を決意しました。ユビレジ以外にも領収書管理システム等の月額使用料やクラウド月額利用料もかかっていますが、インボイス制度や電子帳簿保存法が施行されたこともあり、仕方ない出費だと感じています」

【効果】税理士とのやりとりがとてもスムーズになり、経理処理の手間を大幅削減！

湯村さん「導入後、タブレットでのオーダーシステムは非常に使いやすくてとても助かっています。会計システム連携で、税理士とのやり取りもスムーズに行えるようになりました。システム導入前は、毎月末、通帳のコピーや証憑書類を税理士事務所へ持参していたのですが、足を運ぶ必要がなくなりました。経理処理にかかる手間を大幅に削減することができました」

湯村さん「一方で、決済方法の多様化にどう対応するかという課題もあります。クレジットカードをはじめ、PayPayや楽天ペイ、Suicaといったキャッシュレス決済がここ数年で増加して、会計時に戸惑うことが増えてきました。当店ではいまだに現金決済が6割を占めていてキャッシュレス化にはほど遠く、大量の釣銭準備や毎日のレジ締め作業にも手間がかかっている状況です。レジ決済完了後キャッシュドロアに現金を入れると、金種ごとに自動集計してくれるようなレジがあれば正確性が増すのではないでしょうか。また、以前は紙の金券だった県の観光飲食応援補助事業等も、最近では「region PAY」アプリ（デジタル通貨プラットフォーム）になり、補助事業の申請は楽になったものの別枠の支払い方法が増える状況となりました。お客様の立場から見ると支払い方法の多様化は良いことですので、慣れていきたいと考えています」

【展望】テーブルオーダー機能の導入やサービスのアップグレードも前向きに検討したい

湯村さん「ユビレジの拡張機能には、お客様がご自身のスマホからQRコード注文ができるテーブルオーダー機能もあります。今後、店舗運営が忙しくなってきたら、こうした新しい機能も導入したいと考えています。また、PayPayや楽天ペイから、地図アプリへの評価掲載や集客機能付きサービスへのアップグレードの提案をもらっているので、今後の状況を見ながら前向きに検討していきたいですね」

【メッセージ】ユビレジは、必要な存在に！

湯村さん「パソコンや電子機器に不慣れな私でも、マニュアルを見ながら使えるようになりました。導入初期は『システムに打ち込むより、手書きで現金処理する方が早い！』と思っていましたが、慣れてきた今では、ユビレジは、必要な存在になっています。また、クレジットカード決済を導入したことで、客単価が上がりました。導入に際しては手続きなど面倒な側面もありますが、後々の業務が格段に効率アップしますので、迷っている方はぜひ導入されることをおすすめします」