特集

【アプリの選び方】勤怠管理アプリ

  • 2021年3月2日
  • 中小機構 中小企業支援アドバイザー 吉田 明弘
  • アプリの選び方
  • 勤怠管理
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当サイトのアプリ検索でいくつかのアプリが表示されたとしても「どのアプリが自社に最適なのか!」選ぶのがなかなか難しい、ということもあるかと思います。そこで、この特集ではアプリ種別ごとにアプリを選ぶにあたってのポイントをいくつかご紹介します。第1回は「勤怠管理」です。

クラウドサービスを選ぼう

どのアプリでも同じですが、まずはクラウドサービスとして提供されているものを選びましょう。当サイトでは、クラウドサービスを中心にアプリを紹介していますが、それは以下のようなメリットがあるからです。

  • サーバーマシンを自社で管理しなくてよい
  • 従業員数に応じた料金設定で自社の規模に合わせて使える
  • 常に最新のバージョンを利用できる

特に最後のメリットは、労働法の改正などで勤怠管理において対応すべきことが増えたときに、システム面での対応が楽になる可能性があり重要です。

自社の勤務形態や協定の内容に合わせられるか

定時が決まっている企業もあれば、フレックスタイム制で月の労働時間だけが決まっている企業もありますし、従業員によって勤務形態が異なる場合もあります。パート社員やアルバイトとして働く人がいるかもしれません。そのような自社の勤務形態を管理可能なアプリかどうかを確認しましょう。

また、36協定の特別条項を取り決めたときに、時間外労働が月45時間を超過できる最大時間や年間における超過回数などの条件が、各社で異なる場合があります。そのような自社の条件に合わせてアラートなどを設定できるアプリを選びましょう。

業務環境に合った打刻方法

従業員が決まった場所に集まって仕事をするのか、それとも客先での作業が多いのか、屋内なのか屋外なのかなど、自社の業務環境に合った打刻方法が選べるかを確認しましょう。日々打刻する従業員にとって利便性の高い方法を選ぶことが重要です。主な打刻方法には以下のものがあります。

  • 端末にICカードなどをタッチする
  • スマートフォンから入力
  • PCから入力
  • LINEやSlackなど他アプリとの連携

給与計算/会計アプリとの連携

せっかく従業員の作業時間が記録されるようになるのですから、そのデータはフル活用しましょう。そのためには、給与計算や会計アプリとの連携が可能なものを選びます。既に自社で使っていたり、これから使う予定のある会計アプリなどで、勤怠管理アプリのデータを自動的に処理できるどうかを確認しましょう。

無料試用期間が設定されているか

勤怠管理システムは日々使っていくものになるので、使い勝手が良いものを選びたいです。アプリの公式サイトやパンフレットなどで情報を得るだけでなく、実際に使ってみて分かることも多いので、無料で試用できるアプリを選びましょう。当サイトでは、無料試用期間の有無について、アプリ詳細ページに記載していますので参考にしてください。

就業規則の再確認

これまで勤怠管理アプリを導入してこなかった企業では、経営者や管理者の裁量で勤怠管理を行なってきたというケースもあると思います。しかし、アプリを導入して自動で処理するためには、あらかじめ明確なルールが決まっていないと処理できなくなってしまいます。就業規則として明記されていないことがないか、再確認して、必要に応じてルールを制定していきましょう。

まとめ

勤怠管理アプリを選ぶにあたってのポイントをまとめると以下の通りとなります。

  • クラウドサービスを選ぼう
  • 自社の勤務形態や協定の内容に合わせられるか
  • 業務環境に合った打刻方法
  • 給与計算/会計アプリとの連携
  • 無料試用期間が設定されているか
  • 就業規則の再確認

もしアプリが必要な機能を持っているかなど分からないことがあれば、アプリを提供しているベンダーに問い合わせてみましょう。問合せの体験は、そのベンダーのサポート体制が自社にとって十分かどうかの判断材料にもなります。

これらに留意して自社に合ったアプリを選んでください。

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