紙ベースの勤怠管理をシステム化し、管理する側も社員も負担が激減した

鴻上さん　「当社の靴は、実は日本では生産していなくて、アメリカ・ヨーロッパ・アジアで行っています。また、自社店舗はなく、13店舗あるクラークスショップは全てフランチャイズとなっています。さらに、8店舗あるアウトレットについても外部委託です。当社の社員25名は全て、ここ青山に勤めています」

【課題】紙ベースで管理していた勤怠管理で、月末の集計に時間がかかっていた

鴻上さん　「私は2017年に中途で入社したのですが、前職含めて長いこと人事畑を歩んできました。当社に入った時から表計算ソフトで記録し、紙ベースでまとめている勤怠管理体制に課題を感じていたんです。前任者がずっと紙ベースで管理されていたようで、それが当たり前のようになっていたのですが、１ヶ月ごとに管理しているため残業時間が増えてきているなど途中でアラートができないことは致命的で、人事としての役目を果たせていませんでした。

また、残業申請も紙ベースでしたので、繁忙期などに毎日残業がある時は月末に集計する残業申請書が社員１人で20枚くらいになり、それを集計するだけでも時間がかかっていたのです。さらに、表計算ソフトへの入力は絶対に間違うことができない作業のため、非常にプレッシャーを感じていました。入社から1年経ったころには職場環境にも慣れてきていたので、勤務管理システムの導入を検討し始めました。幸いなことに、上司も快く認めてくれたので動きやすかったです」

【導入】シンプルで導入しやすいシステム『jinjer』を採用

鴻上さん　「前職での経験もありますし、まずはインターネットで当社にあったシステムを探すことから始めました。25名という小さい組織ですので、イニシャルコストが数百万円かかるようなシステムでは費用対効果が悪く、シンプルで導入しやすいシステムを中心に２つに絞りました。その中で、人事管理システムの『jinjer』に決めた理由は、細かい勤怠の規定に対応できる点、そして有給管理がとても柔軟に対応できる点が挙げられます。

導入前に1週間ほどトライアル版を体験し、導入後１ヶ月間は従来の紙ベースでの管理と、『jinjer』での管理を並行して稼働させました。システムを定着させるために導入の際に気をつけたことは、システムについての社員からの質問を極力少なくすることです。そこで、システム会社の営業、カスタマーサポートの方に来ていただいて、システムについて説明していただきました。また、システムの導入時にフレックス制度の導入も同時に行いました。今までの習慣を変えるというネガティブなトピックスでしたので、ポジティブな要素としてフレックス制度の導入を合わせることで社員の理解も得やすくなったのだと思います」

【効果】間違えられない集計も自動計算で、勤怠状況をリアルタイムにチェック

鴻上さん　「『jinjer』を管理する側の私は、マニュアルなどを読みながら覚えることも確かにありました。それはある程度、仕方ないことだと思っています。導入後は、サポートもしっかりしており、『こういう処理をしたいんだけど』と改善案を相談するとレスポンス良く対応してくれるので、とても助かっています。利用する社員たちは、出社時にワンクリック、帰宅時にワンクリックととても簡単に勤務管理ができるので喜んでいます。

『jinjer』を導入する前は、月末に作業が集中し、集計だけで時間がかかっていました。また、月末にならないと残業時間、有給取得などが分からない状況でした。導入後は、日々勤怠状況を確認できるようになりました。手作業で行っていた集計も自動計算で、集計工数は大きく減りましたね。残業時間が増えてきていることを事前に注意することもできるようになりました。ミスがないように何度も入力のエラーチェックをしていたプレシャーから開放されたのは、すごく嬉しかったです。

システム導入を機に、社員全体の勤怠管理に対する意識が高まったのは良い効果だったと思います」

【展望】働き方を変えていく面からもITツールの導入は外せない

鴻上さん　「働き方改革が叫ばれている時代ですし、今後は在宅勤務（リモートワーク）をやりやすい職場環境に調整していきたいと考えています。人事として、より良い人材の採用を進める上で、就業規則や勤怠管理などの制度がきちんと整備されている会社であることが重要です。

ITを活用したツールで業務を効率化することで、本業に集中できる時間が割けると感じています。『jinjer』であれば、社員１人につき月額数百円で重要な情報を管理できリスクマネジメントできます。システム化できるところはシステム化することで、対外的な会社の印象も良くなりますし、人事としても絶対にITツールの導入は外せないと思っています」