kintoneはExcelと似ているようで似ていない。〜個人スキルに頼らない組織づくりをしてみませんか〜

2022年11月9日
中小機構　中小企業アドバイザー（経営支援）　高見康一

サイボウズ社が提供している「kintone」というアプリをご存知でしょうか。
一言でいうと「色々できるアプリ」です。確かに色々できます。ただそれ故に「使い方が想像できない」そんな方も多くいるのではないでしょうか。
今回はそんな方向けに、マイクロソフト社が提供しているExcelと比較しながら、kintoneの「使い方を想像できる」ヒントになるような話をしていこうと思います。

kintoneはExcelの一覧表に似ている

kintoneをざっくり理解するためには、まず業務データを一覧で記載しているExcelを思い浮かべるのが良いかもしれません。顧客情報や社員情報、案件情報などが一覧化されているExcelファイルを見たことがある方は多いのではないでしょうか。
kintoneも同様に情報を「一覧化」することができます。情報を入力したり修正したり、削除したりできます。

入力は、数値や文字をそのまま入力することもできますし、計算式を入力することもできます。表示形式を任意なものに設定する（例えば日付を「令和4年10月20日」のような形式にする）ことも可能です。

また、一覧化したデータを様々な形で「参照」することもできます。一覧をソート（並び替え）して参照することもできますし、フィルタ（抽出）を使って参照することもできます。さらに、一覧を「グラフ化」して参照することもできます。これらはExcelと同様、kintoneでも可能です。

【kintoneはExcelの一覧表に似ている】

【kintoneの一覧画面、グラフ画面イメージ】

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/what_is_kintone/beginners/

kintoneは「チームで使う」ために便利な機能がある

ただ、もちろんkintoneとExcelは異なるアプリですので、当然それぞれに特徴があります。

例えば「操作感」はkintoneとExcelでは大きく異なります。kintoneではデータの入力は基本的に「フォーム」で行います。一覧への直接入力を基本とするExcelとは異なります。ソートやフィルタのやり方など、データの参照方法も異なります。

【kintoneの入力画面イメージ】

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone_guidebook_vol00.pdf

また、データの「保存場所」も異なります。Excelはデータを「ファイル」の中に保存しますが、kintoneは「サーバー」の中に保存します。この違いは管理方法に大きな違いを生み出します。

例えば、「顧客情報」という一覧があった場合、Excelだと「ファイル」にデータが保存されているので、もし追加や修正などの「更新」をした場合、同じファイルを開かないと更新内容は反映されていません。一方、kintoneだと「サーバー」にデータが保存されているので、特に意識をしなくても更新は皆が参照するデータに反映されています。

その他kintoneには、それぞれの一覧に閲覧できるアカウントを指定できる「権限管理機能」や、個別のデータに「コメント」を付記できるコメント機能、承認などを電子化できるワークフロー機能などもあります。

これら機能は「チームで使う」には便利です。もちろんExcelでも可能ですが、単体では困難です。ファイルサーバーやTeamsなど別ツールが必要です。kintoneはそれらがkintone上のみで対応できます。

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone.pdf

個人スキルに頼らない組織づくりをしてみませんか

kintoneは「ITリテラシーにバラつきのあるチーム」での運用に向いています。「サーバー」にデータがあるため、複数人で同じデータを扱う作業に向いています。操作感は、ITに不慣れな人でも「操作ミス」「設定ミス」が起こりにくい仕様になっています。誰がどのファイルを参照していいのか、更新していいのかなどの権限設定も簡単にできます。作業していて気になった事などを簡単に付記しておくことができます。

ITリテラシーの高い人からすれば、もしかしたらkintoneは「煩わしい」かもしれません。先ほどもお伝えしましたが、これらはExcelでも可能ではあります。ただ、「簡単」ではありません。ITリテラシーにバラつきがあるチームを抱えている方は、kintoneの方が「結果的に」コストが低く抑えられるかもしれません。

最後に、kintoneはサイボウズ社の公式資料が非常に豊富にあります。気になる方はまずこちらで色々確認してみても良いかもしれません。

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/material/

体験もすぐにできます。

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/try-kintone-app-builder/

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kintoneはExcelの一覧表に似ている

kintoneは「チームで使う」ために便利な機能がある

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