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特集

kintoneはExcelと似ているようで似ていない。〜個人スキルに頼らない組織づくりをしてみませんか〜

  • 2022年11月9日
  • 中小機構 中小企業アドバイザー(経営支援) 高見康一
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サイボウズ社が提供している「kintone」というアプリをご存知でしょうか。
一言でいうと「色々できるアプリ」です。確かに色々できます。ただそれ故に「使い方が想像できない」そんな方も多くいるのではないでしょうか。
今回はそんな方向けに、マイクロソフト社が提供しているExcelと比較しながら、kintoneの「使い方を想像できる」ヒントになるような話をしていこうと思います。

kintoneはExcelの一覧表に似ている

kintoneをざっくり理解するためには、まず業務データを一覧で記載しているExcelを思い浮かべるのが良いかもしれません。顧客情報や社員情報、案件情報などが一覧化されているExcelファイルを見たことがある方は多いのではないでしょうか。
kintoneも同様に情報を「一覧化」することができます。情報を入力したり修正したり、削除したりできます。

入力は、数値や文字をそのまま入力することもできますし、計算式を入力することもできます。表示形式を任意なものに設定する(例えば日付を「令和4年10月20日」のような形式にする)ことも可能です。

また、一覧化したデータを様々な形で「参照」することもできます。一覧をソート(並び替え)して参照することもできますし、フィルタ(抽出)を使って参照することもできます。さらに、一覧を「グラフ化」して参照することもできます。これらはExcelと同様、kintoneでも可能です。

 
【kintoneはExcelの一覧表に似ている】


【kintoneの一覧画面、グラフ画面イメージ】
  出典:https://kintone.cybozu.co.jp/what_is_kintone/beginners/ 

kintoneは「チームで使う」ために便利な機能がある

ただ、もちろんkintoneとExcelは異なるアプリですので、当然それぞれに特徴があります。

例えば「操作感」はkintoneとExcelでは大きく異なります。kintoneではデータの入力は基本的に「フォーム」で行います。一覧への直接入力を基本とするExcelとは異なります。ソートやフィルタのやり方など、データの参照方法も異なります。


【kintoneの入力画面イメージ】
 
出典:https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone_guidebook_vol00.pdf 

また、データの「保存場所」も異なります。Excelはデータを「ファイル」の中に保存しますが、kintoneは「サーバー」の中に保存します。この違いは管理方法に大きな違いを生み出します。

例えば、「顧客情報」という一覧があった場合、Excelだと「ファイル」にデータが保存されているので、もし追加や修正などの「更新」をした場合、同じファイルを開かないと更新内容は反映されていません。一方、kintoneだと「サーバー」にデータが保存されているので、特に意識をしなくても更新は皆が参照するデータに反映されています。

 

その他kintoneには、それぞれの一覧に閲覧できるアカウントを指定できる「権限管理機能」や、個別のデータに「コメント」を付記できるコメント機能、承認などを電子化できるワークフロー機能などもあります。

これら機能は「チームで使う」には便利です。もちろんExcelでも可能ですが、単体では困難です。ファイルサーバーやTeamsなど別ツールが必要です。kintoneはそれらがkintone上のみで対応できます。