改正された電子帳簿保存法で何が変わる？〜デジタル化に取り残されないためには
- 2022年8月23日
- 中小機構 中小企業アドバイザー（経営支援） 村上知也
- 電子帳簿保存法改正
- デジタル化
今回の記事では電子帳簿保存法の改正で何が変わっていくのかを解説します。お金周りの事務処理の仕方を中心に変更が求められています。
なお、次回の記事ではどのようにシステム対応を図っていくかについて解説します。
電子帳簿保存法の改正で何が変わる？
電子帳簿保存法については以下の記事もご参照ください。
電子帳簿保存法の改正については上記の記事で説明されていますので、本記事では、改正によりどのような変化が起きるのかを中心に解説していきます。
DXの実現が求められており、さまざまな業務のデジタル化が進んでいます。その中でも、電子帳簿保存法の改正では、「電子帳簿」すなわち、お金周りに関係する業務の進め方は大きく変わっていくことが予想されます。
図表1のように、今までは受け取っていた紙書類を7年間、紙のまま保存していたところが多いと思いますが、今後は紙の書類を受け取ったら写真撮影やスキャンをして保存するケースが増えるでしょう。
さらに社内の書類や帳簿も、今までは紙で出力していたものでも、出力をやめてパソコンやスマホで確認するケースが増えるでしょう。
また、部分的に業務の電子化に取り組んだ結果、エクセルやPDFのファイルを大量に保有している事業者は、ファイルの検索性が悪いので、一元的に管理して、すぐに必要な書類を取り出せるようにするケースが増えるでしょう。（可視性の確保）
電子帳簿保存法で対応していくこと
電子帳簿保存法は、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、図表2の３種類に区分されています。①デジタルで作成した帳簿や書類をそのままデータで保存する、②紙で受領した領収書や請求書をスキャンしてデータで保存する、③デジタルで受領したデータをデータでそのまま保存する、といった3つのケースです。
この中で、特に注目を浴びているのが③電子取引のケースです。データでもらった書類や取引データはデータで保存せねばならず、紙で保存することはできません。
多くの事業者では、紙でもらう請求書もあれば、PDF等のデータでもらう請求書もあるため、一元的に管理するためには、紙にすべて出力して管理しているケースが多いと思います。しかし、今回の改正によりPDF等のデータで受領した請求書を紙で保存し直すことはできなくなりました。
どういった対応をとるべきか？
それでは前述のように請求書を紙とデータの両方で受け取っている場合は、どのように対応すればいいのでしょうか。図表3で示すように、大きく分けて3つのパターンがあります。