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特集

デジタル活用はじめの一歩 3 ~表計算ソフトで請求書作るのを止めると!?

  • 2022年11月11日
  • 中小機構 中小企業アドバイザー(経営支援) 村上知也
  • DX
  • 会計

電子帳簿保存法が2022年1月から改正されました。
請求書を紙で出し続けるのか、データ化するのか悩まれているケースも多いと思います。
しかし電子化といっても、表計算ソフトで請求書を作るだけでは、業務の効率化にはあまり役に立たないかもしれません。
クラウドの請求書サービスの活用等を検討してみてはいかがでしょうか?

電子帳簿保存法の改正で請求書のデジタル化が進む!?

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました(2023年12月までは宥恕期間)。紙で受領した請求書は紙で保存してもかまいませんが、メールなどでPDF保存した請求書は、プリントアウトして紙で保存することはできなくなりました。

 

そのため今後、請求書を送ったり受け取ったりする際には、取引先と紙でやりとりするのか、PDFなどの電子データで行うのか、確認せねばなりません。

デジタルの請求書を表計算ソフト(エクセル等)で作ると!?

紙の請求書からデジタルの請求書に移行する場合に、最初に検討するのは、エクセル等の表計算ソフトで作ることでしょう。

確かにエクセルは便利であり、見積書や請求書を作るのに向いているソフトです。著者自身も、創業して2年ほどはエクセルで書類を作成していました。ただ、請求書の枚数が増えてくると、過去に発出した請求書を探したり、フォルダを分けて請求書ファイルを整理するのが面倒になってきました。

そこで請求書管理サービスの活用をはじめました。請求書管理サービスは様々な種類があります。複雑な請求形態であったり、営業の折衝記録と合わせて管理したいなどニーズがあれば、専門の請求書管理ソフトを選定すべきです。ただ請求書の枚数が少ない場合や、請求形態が複雑でなければ、会計ソフトに付随している請求書ソフトでも十分なケースが多いです。

なお、請求書管理ソフトの例は、以下のここからアプリのサイトをご確認ください。

【ここからアプリ】「請求書類発行」アプリ検索結果
https://ittools.smrj.go.jp/app/result.php?is_clear=&app_purpose%5B%5D=p03-a17

請求書管理ソフト(サービス)で作ると!?

それでは、会計ソフトに付随している請求書ソフトを使うと、どの様に便利になるのか確認していきます。

 

書類の管理が楽ちんになる!

エクセルで見積書を作っていると、受注した後に請求書を作ることになりますが、複数のファイルに分かれてしまうと、どの見積書で受注して、どの請求書に紐付いているのかわからなくなります。ファイル名に日付や相手先を入れたり、一覧の管理簿を別途作って管理すると思いますが、書類の枚数が増えると負荷は高くなるでしょう。

一方で請求書管理サービスを使うと、見積書を作成し、受注すると、見積書から請求書に変換できます。つまり自動で見積書と請求書は紐付いています。また、一覧の管理簿を作らなくても、自動で一覧が生成され、会社名や金額などで検索できるようになります。

なお検索機能の確保は、電子帳簿保存法の要件にもなっています。

 

会計ソフト(サービス)と連動すると楽ちんになる!

エクセルで請求書を作ると、エクセルファイルを経理担当者に渡して、改めて経理処理をする必要があります。

すでにエクセル上で、日付や相手先、金額を入力しているはずです。しかし、エクセルファイルでもらった経理担当者は改めて、日付や相手先、金額を入力することになります。これは二重入力になっており、二度手間をしていると言えます。

請求書サービスを活用すると、請求書を作った瞬間に、自動的に仕訳されます。以下の図の場合では、11月4日に取引先が中小機構で11万円の売掛金が自動で計上されることになります。

 

さらに、ネットバンクから売上入金されたデータが連携できれば、売掛金消込が提案され、ワンクリックで、消込の作業も完了です。

なお、ネットバンクの活用については、前回の記事「デジタル活用はじめの一歩 2 ~紙の通帳をやめよう!」をご確認ください。

まとめ

紙の書類をエクセルで作るようにするとデジタル化が少し進んだことになります。ただエクセルの書類を見て、改めて経理システムに打ち直しているようでは、効率化の効果は低いと言えます。請求書と経理システムをつなげてみることにチャレンジしてはいかがでしょうか?