コロナ禍に注目度アップ！予約管理アプリ導入のメリットとは
- 2022年2月10日
- 中小機構 中小企業支援アドバイザー 眞本崇之
- 予約管理アプリ
当サイトに掲載されている様々なアプリの中で、近年、検索件数が最も増加しているのは「予約管理アプリ」です。
予約管理アプリは、新型コロナウイルス感染症の感染防止対策との1つとして、注目されていて、今後も小規模・中小店舗でも普及が進むことが想定されます。
今回は、予約管理アプリの導入メリットや効果、選び方のポイントを説明していきます。
予約管理アプリとは
少人数で営業をしているような店舗では、専属の受付担当を置くことができません。
接客中に電話がかかってくると、業務を止めて電話に出ることになります。すると集中力が途切れてサービス品質を落としてしまうような事態にもなりかねません。
一方で、電話に出ない場合には、予約獲得を逸してしまい、機会損失となります。
電話予約が中心となっている業態において導入を検討していただきたいのが「予約管理アプリ」です。
予約管理アプリの主な機能として、インターネットからの予約受付ができることや、予約状況をPCやタブレット、スマホなどで管理することができるようになります。
電話予約などと併用する場合であっても、アプリ上で予約をまとめて管理することができます。
ネット予約以外でも、事前決済、決済管理、顧客管理、担当スタッフへの連絡、データ分析やメール配信のように、様々な機能が使えます。
また、予約管理アプリ単体ではできないことも、他アプリと連携することにより多様な機能を実現できるようになることもあります。
ここからアプリ アプリ種別の解説動画【予約管理（汎用）】（YouTube動画）
ここからアプリ アプリ種別の解説動画【予約管理（飲食店）】（YouTube動画）
ここからアプリ アプリ種別の解説動画【予約管理（宿泊業）】（YouTube動画）
ここからアプリ アプリ種別の解説動画【予約管理（理容・美容業）】（YouTube動画）
特集記事：美容室・理容室の集客を支援するITとは【中小企業のためのクラウドサービス/アプリ分野紹介 第10弾 予約管理（理容・美容業）】
予約管理アプリ導入のメリット
予約管理アプリの導入メリットをいくつか挙げてみます。
・人的ミスが減り、業務効率が高まる
多くの予約管理アプリでは、お客様が予約手続きを済ませると、お店側は何もする必要はありません。予約時の電話応対が不要になり、空き状況確認やスケジュール調整、スタッフへの連絡などの多くの手間が自動化、省力化されます。
他のお客様が重複して予約しないように、予約帳は自動で更新されます。また、キャンセルや日程変更のような際に発生しやすいダブルブッキングのような人的ミスも減少します。
予約前日に予約確認のリマインドメールを送っておきたい、という場合でも、アプリから自動的にリマインドメールを配信することができるため、メール送信を忘れてしまうなどのミスを防ぐことができます。
事前決済機能では、予約時にクレジットカードなどでの決済が完了しているため、当日の会計業務の負担軽減になります。更に、無断キャンセルを予防する意味でも役立つ機能です。
・接客業務の品質向上につながる
スタッフは日常業務の１つとして、当たり前のように電話を受けているかもしれません。
しかし、電話応対によって、集中力が途切れたり、お客様をお待たせしたり、また接客中のお客様からすると、途中で中断されることによるストレスを感じたり、施術効果の低減などでサービスへの不満にもつながることも考えられます。
予約管理アプリを導入することで、接客中のお客様との時間に集中することができるようになります。
・予約増加の可能性が高まる
多くの予約管理アプリでは、カレンダー形式でお客様にも空き状況が見え、お客様自身のスケジュールを見ながら予約操作ができるようになります。
また、営業日・営業時間中に限らず、お客様が予約をしたいタイミングで、24時間いつでも予約を受け付けることが可能になります。
逆に言えば、営業時間中にしか予約できないお店は、予約管理アプリを入れている競合他店にお客様が流れてしまう可能性が高く、大きな機会損失になっている可能性があります。
予約管理アプリを導入することで、24時間365日働いてくれる従業員を雇うことと同じだけの効果が期待できます。
予約管理アプリを選ぶポイント
上記のようなメリットは、大半の予約管理アプリに共通して言えることです。
では、多くの予約管理アプリの中から、何を選べばよいかポイントをまとめてみます。
・予約枠タイプによる違い
飲食業や美容業のように1日の営業時間のうちの空き時間を表示させる場合、教室のように決められた枠を選択させる場合、ホテルのように１日１回予約するような場合、と業種業態によって必要な予約枠の設定が異なります。
こうした予約枠のタイプが設定・変更できるアプリ、もしくは、業種業態に特化している予約管理アプリがありますので、探してみると良いでしょう。
・集客機能がある／他アプリと連携する
飲食業や美容業のポータルサイト等では、お店のホームページを兼ねて予約管理機能が搭載されています。
また、利用無料のGoogleビジネスプロフィール（旧Googleマイビジネス）と連携し、あたかもGoogle上から直接予約できる予約管理アプリも増えてきています。
集客への貢献度を予約管理アプリの選択基準にしても良いでしょう。
・使いやすさ
目的と合致している、機能面が充実している、と選んだ予約管理アプリも、従業員が使いこなせなくては意味がありません。
本格導入の前に、フリープラン（利用料0円）での利用や、期間限定のお試し利用、デモ版の利用により、設定や操作が難しくないか、自社の利用目的が満たせるか、を実際に使ってみて確認することが必要になります。
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