業務スピードをアップ！承認・決裁手続きに役立つワークフローシステム

2022年7月7日
中小機構　中小企業アドバイザー（経営支援）　坂本ゆみか

ワークフロー
電子決裁

ワークフロー（workflow）は、業務における一連の手続きを意味し、経費精算や稟議などにおける各種申請・届出から承認・決裁までの流れ自体を指す用語としても使われています。
紙とハンコを前提に担当者間で伝票や定型文書を回付していたこれらの手続きも、ペーパーレスやテレワークなどの推進に伴い、電子化を検討する企業が増えてきているようです。
そこで今回の特集では、ワークフローシステムについてご紹介します。

ワークフローシステムの主な機能と効果

ワークフローシステムは、稟議・決裁の流れを電子化することから電子決裁システムや稟議システムなどとも呼ばれています。ワークフローシステムの主な機能とそのメリットとして、次のようなことが期待できます。

・申請・承認プロセスと進捗状況の可視化

ワークフローシステム上であらかじめ承認・決裁ルートを定めることにより、申請者から各担当者へ自動的にフローが回り手続きが完了します。オンライン上でいつ誰が申請したのか、または承認が止まっているかなどを把握することができるため、円滑な手続きの進行が可能です。

・ペーパーレスと業務効率化

紙の伝票や書類でのやりとりは、印刷・回付・保管などの作業が必要となり、担当者や担当部署が増えると紛失や取り違いなども発生しやすくなります。

電子化でペーパーレスが基本となれば、紙やインク代の節約はもちろん作業時のミスを減らすことができたり、外出先やリモートワーク中でもオンライン上で申請手続き・承認可否の判断ができたりします。回付時間の短縮、業務全体の効率化につながります。

・デジタル化による内部統制の強化

申請・承認手続きのルールがシステム上の処理手順として設定されます。操作の履歴も残り、正しい手順を踏まなければ手続きが完了しないため、不正の発生リスクを抑制できます。

また、紙の文書では分かりづらい修正や変更の過程もデジタル上で記録できるため、改ざん防止につながり、内部統制の強化に役立ちます。

ワークフローシステム導入時のポイント

ワークフローシステムの導入に際しては、稟議や決裁に特化したシンプルな製品を選択するケースや、グループウェアのいち機能として搭載されているような製品を選択するケースが考えられます。

いずれの場合でも、下記のような点に留意して製品の比較や導入判断を行いましょう。

・操作性

紙がデジタルに置き換わることで、ITツールに不慣れな従業員は抵抗感を抱くことが考えられます。直感的に操作しやすいか、入力や選択が難しくないかなどを確認しましょう。

また、従来から運用していたオフィスソフト（ExcelやWordなど）の書式・フォーマットをほぼ同じ形式でシステム上に変換できる製品もあり、導入時や移行時の負担も軽減できます。

外出先や移動中での利用を想定する場合は、スマートフォンやタブレット端末での使い勝手なども試してみましょう。

・機能面

自社の承認・決裁経路がシステム上で再現できるか、必要な機能を備えているかを事前に確認しましょう。

承認ルートが複雑だったり、不規則に承認者が変更になったりすることが想定される企業では、柔軟にカスタマイズできるかなども検討が必要です。

また、専門的な知識・技術を必要とせず、簡単に設計・開発できるかの「作りやすさ」を試してみたり、ほかのシステムとのデータ連携、通知機能、多言語対応など、自社に必要な機能を洗い出したりしましょう。

・運用コスト面

ワークフローシステムの料金体系について調べてみると、初期費用はあまりかからない一方で、ユーザー数やアカウント数に応じて月額料金が変動する従量課金制の製品が多いようです。

最低利用金額や契約単位期間が定められているケースがありますので、必要な機能やオプションサービスと照らし、利用者が増えた場合の運用コストを想定して製品を比較してみましょう。

（参考）初期費用・料金の例

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