承認のワークフロー化で紙作業の廃止

紡績や起毛に使われる繊維関連の機械部品を製造する老舗メーカーとして、グループ会社のトクセン工業から素材を仕入れ、金属加工を行っています。糸の品質を決める重要な部品であるトラベラ、フリースやカシミアなどの表面の風合いを加工するために用いられる針布などを製造しています。
別事業として織らない布である不織布や、自動車の天井やスポンジたわしなど、消費者の触るものから工業用まで様々な分野・業界の製品を製造しています。最近では炭素繊維や医療用途など、新しい分野や製品へも進出しています。

【課題】申請書類の滞留とコンプライアンス意識の低下

申請書類に関して、紙フォーマット・Excel印刷・Excel電子回覧と、統一されてなく、コロナ禍でも出社しなければならない業務が存在していました。また回覧中にもどこまで回っているのか、どこで止まっているのかわからず、最終承認を取るまで1か月程度掛かっている案件もありました。そのような状態から最終承認を取らずに、業務が進んでいるケースも見られ、ルールを守るという基本のコンプライアンス意識の欠如に繋がっていました。

【導入】ただのツール導入にならない目的を達成できるシステムの採用

社内で下記の通り要件定義をしっかりと行い、課題を解決出来るツールを選定しました。

（1）きちんとどこで止まっているか確認出来、自動で催促メールの送信が出来る
（2）自社固有のフォーマットが多い為、自由度の高いフォーマット設計が可能
（3）承認をきっかけに起こる業務への対応。台帳管理やマクロへの対応

導入に関しては、現在すべての資料のワークフロー化が完了しているわけではありませんが、紙のものや使用頻度の高いものから順次切り替えていっています。ただ現状の申請書類をワークフロー化するだけでは効率化や工数削減は限定的なものとなってしまいます。その為に全ての書類の存在意義や目的を明確にし、また書類内の項目や承認ルートなども精査することによって、現状の業務に即した申請が出来るように工夫しています。電子化により効率化することで便利になる一方、メンテナンスや運用・管理が重要になってきます。そういった起こり得る課題を事前に想定し、それにあったシステム構築を心掛けています。

【効果】意思決定のスピード化を実現

全ての申請資料をワークフロー化出来ていませんので、総括はまだですが、システムを導入したことで、申請状況の見える化が行われ、滞留箇所が明確になったことで、止まっている人に対してアプローチを行い、ワークフローを回すスピードは上がったと思います。また電子回覧により複数人の承認者に同時に回覧することで、数珠つなぎの回覧よりもはるかに早く最終決裁まで辿り着けるようになりました。また不要な項目を削除したことで、その不要な項目を入力するための情報収集などの時間も削減できたと思います。

【展望】真の意味での生産性向上

ここ近年IT化・AI化・機械化などと生産性向上が叫ばれる時代になりました。製造現場は機械を入れ、人を減らすことで分かりやすく改善が進んでいると思います。一方で、ホワイトカラーと呼ばれる管理業務では、まだまだ従来のやり方を踏襲しており、ITツールを導入することが目的になっているものも散見されます。

現状の業務を如何に効率良くするかではなく、現状の業務自体の見直しをしていかないと、真の意味での生産性向上に繋がらないのではと考えています。新しいツールの導入を現場にまかせっきりにするのではなく、寄り添いながら一緒に構築していくことにより、意識改革も同時に行い、自走して改善できる組織作りを目指して行きたいと思います。