多様な働き方に対応するシフト管理システムの導入ヒント
- 2022年11月11日
- 中小機構 中小企業アドバイザー（経営支援） 坂本ゆみか
- シフト管理
アルバイトやパートスタッフが多く、交代制の変則的な勤務形態になりやすい小売業やサービス業では、シフト管理に多くの時間を要します。エクセルを用いてカレンダー形式にしたり、関数で時間集計をするなどして、シフト表の作成に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。従業員ごとの勤務希望や条件を考慮し、手作業でシフトを組むことに限界を感じている管理者の方もいらっしゃるかも知れません。
そこで今回の特集では、シフト申請や変更調整を一元的に管理し、簡単に適切な人員計画を立てることができるシフト管理システムをご紹介します。
シフト管理システムの主な機能と効果
シフト管理システムには、基本的な機能となるシフト希望収集や計画作成、確定シフトの共有機能を中心とした製品のほかに、勤怠管理や給与計算システムと連携した機能を持つ製品などがあります。導入・選定の際には、自社・自店の勤務体制に適したシフト作成ができるか、従業員が操作しやすい設計となっているかを確認して選ぶことが大切です。
シフト管理システムの基本機能について、特徴的な二つをご紹介します。
・シフト計画の自動生成
従業員がパソコンやスマートフォンからシフト申請を行い、勤務希望をシステム上に自動で収集・反映させることができるため、あらかじめ設定した勤務パターンや必要人数などの条件に合ったシフト計画を自動で作成します。エクセルによるシフト作成の場合、ファイルへのデータ入力や手作業での時間調整が必要ですが、自動生成機能により管理作業時間の大幅な削減が期待できます。
・欠員補充のアラート通知
システム上で日ごとや時間帯ごとに人員の過不足状況が可視化できるため、欠員補充のアラート通知を出すことができます。急なシフト変更時や複数店舗間での人員補充の調整がしやすくなり、最適な人員配置を効率的に行うことができます。
シフト管理システムの利用料金例
シフト管理システムの利用料金には主に2つの体系があります。
ひとつは利用者人数に応じて料金が発生する従量課金制です。1人・1月あたり数百円で利用できる製品が多く、毎月の利用人数が変動するような季節性のある職場や一時的・短期的に大人数のスタッフを管理するような場合に利用しやすい仕組みです。
もうひとつは、1事業所あたりの定額料金制で、事業所の利用者数に応じて料金プランが設けられています。例えば、利用者数が1～20名までは6,000円、21～30名の場合は9,000円、というような料金体系です。ある程度の従業員規模となる企業にとっては、料金が固定的となり相対的に安くなることも考えられます。
なお、製品によっては最低利用者数や最低利用期間などの契約ルールが設けられていたり、打刻用機器の導入などで追加費用が生じたりするケースがあります。自社・自店の利用者数と必要な機器類などをあらかじめ想定し、ランニングコストを試算することをおすすめします。
シフト管理システムの選び方
従業員数が少ない場合や勤務形態が比較的固定化されている組織では、シンプルな機能を備えたシフト管理システムを選ぶことが想定されます。
一方、従業員数が多く、事業所も複数ある場合や勤務形態が多様化している組織では、シフト管理以外の勤怠管理や給与計算などの業務負担が増大していく懸念があるため、人事・労務管理機能を包括しているシステムも検討してみましょう。
すでに運用中のシステムがあるときには、データの連携可否や連携方法なども調査しておくことで導入後のスムーズな運用につながります。無料の試用期間で検証するなどして、自社の規模や人事・労務制度とマッチするシステムを選ぶことが大切です。
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