デジタル活用はじめの一歩10 ～紙の手帳を止めると！？
- 2023年4月27日
- 中小機構 中小企業アドバイザー（経営支援） 村上知也
- DX
- ペーパーレス
本革の手帳も味わいがあって素敵ですが、デジタルの手帳も年々利便性が高まっています。
手帳のデジタル化を図ることのメリットについて考えていきたいと思います。
紙派？デジタル派？
みなさんは紙の手帳を使っているでしょうか？いつも手元において必要な情報は手帳を見れば全て分かる状態になっているのは素晴らしいと思います。様々な手帳活用術もあり、人それぞれ活用の仕方や好みがあって当然だと思います。
ただ今回は、デジタル活用が主題の記事ですので、なるべく紙を止めてデジタルにしていこう!という趣旨でお伝えします。
筆者は、手帳やカレンダーを使うのが苦手なズボラな性格をしています。社会人になって20代の頃は、毎年1月に紙の手帳を購入していました。ところが、12月まで一度も使い切ることができませんでした。最初の数カ月は熱心に書き込んでいるのですが、月が経つたびに記載量が減り、秋を迎える頃には空白になっていきました。
紙の手帳だと持っていくのを忘れて、その日は使わなかったり、そもそも書き込む文字が汚くて、後から自分で読んでも判別できなかったり、なんてことも多々あったからです。
卓上カレンダーも同じです。年が明けて最初の頃は、予定を綿密にカレンダーに書き込んでいたものの、やはり夏の頃には空白になってしまう。
情報管理が得意でないと実感していた2000年代初頭に、初めてPDA(Personal Digital Assistant)を購入して感激したのを覚えています。今ではスマホの登場により、PDAと呼ばれるものは衰退しましたが、携帯型の個人端末で情報を管理するのは自身には向いていました。
手書きでなくデジタルのメモだと文字が読めないということはありません。そして、検索して後から探せるため、手帳やノートのどこに書いたか探す手間もなくなりました。
紙の手帳でやることは減っていく
手帳で行う作業としては、メモ、カレンダー、タスク管理、日記、アドレス管理などがあるでしょうか。
このうち、紙の手帳から最初に役割が無くなったのは、アドレス管理でしょう。携帯電話が普及して以降、電話番号のみ管理していたものが、今ではメール、住所までスマホやパソコンで管理するようになりました。
次にカレンダーも共有することが多くなり、紙で書くよりはデジタルの方が便利になりました。組織での共有はもちろん、家族とのスケジュールの共有で使われているケースが増えています。もちろん、個人のスケジュールは共有せず、アクセス権を分けて活用できるようになっています。
タスク管理もカレンダーと同様に、個人のタスクだけではなく組織や家族で共有でき、デジタルで実施することが増えました。
著者自身も、タスク管理は様々なツールを試しましたが、複雑になるとかえってわずらわしくなったため、最終的にはスケジュールと連動したタスク管理ができるシンプルなGoogleTaskで行っています。
メモツールが充実してきている
そして、メモについてもメモツールが進化しており、ちょっとした自分だけのメモを取ったり、仕事の重要なことをメモしたりする他、共有することも増えてきています。
普段は、iPhoneのメモツールを使うことが多いです。
自身のスマホのメモ帳を確認すると、2,700弱のメモがありました。キーワードを入力すればいつでも検索可能です。メモ自体もカテゴリに分類しており、仕事の打ち合わせメモはworkカテゴリに、セミナーの内容やタイムテーブルを考えたメモはセミナーカテゴリに入れています。さらに、iPhoneユーザ同士ならメモを共有することもできます。
ただ、先方がiPhoneユーザとは限りませんし、仕事のメモを共有するとしたら、メモ帳機能では少し不満に感じるところもありますので、他のツールを使うことも増えてきました。以前であればEvernoteでしたし、最近であればNotionを使っています。打ち合わせで書いたメモや今後のタスクを先方に伝えるときに便利です。
まとめ
紙とデジタルの手帳、双方にメリット・デメリットがあります。ただ近年の進化でデジタルの有利さが増してきていると感じています。
個人的な利用の手帳であっても検索できることのメリットは大きくなっています。さらに、手帳の内容をアクセス権に応じて共有するという使い方が増えてくると、この点ではデジタルが圧倒的に有利だと言えるでしょう。
みなさんも手帳のデジタル化に挑戦してみませんか？
