Google Workspaceのススメ
- 2021年12月13日
- 中小機構 中小企業アドバイザー（経営支援） 清水康裕
クラウドの発展により、IT投資の考え方は大きく変化しました。
自前サーバーのクラウド化だけでなく、アプリケーションも充実しており、契約後すぐに利用できるクラウドアプリケーションは、導入の効率化とともに、IT投資を資産から費用に変化させました。
Google Workspaceとは
Google Workspaceとは、Googleがクラウド上で提供する様々なアプリケーションをビジネス利用するためのグループウェアです。
プライベートでGoogleアプリケーションを利用されている方も多いと思います。代表的なアプリケーションはGmailやGoogleカレンダーです。「@gmail.com」というドメインのメールは見覚えのある方も多いのではないでしょうか？
Googleから提供されるアプリケーションはほとんどが無料で使用できます。それに対してGoogle Workspaceは月額利用料がかかります。月額利用料を支払ってでもビジネス版を利用するメリットは何でしょうか？
恩恵1：自社ドメインを利用可能
Google Workspaceで利用するGmailのドメインは「@gmail.com」ではなく、自社ドメインが利用できます。「@gmail.com」ではなく、自社のドメイン（独自ドメイン）であれば、他社との情報連携にも躊躇なく利用できます。
※「@gmail.com」は個人利用目的のため、Google Workspaceでは利用できません。
恩恵2：様々なアプリケーションをワンストップ利用
例えば、Gmailから直接、チャット機能で連絡を取る、web会議を行う、TODOリストを作成する等が可能となります。個々にアプリケーションを起動しなくても適切なコミュニケーションが取れるため、作業効率が上がります。
恩恵3：組み合わせて拡張できる他社アプリケーションが多数存在
Googleアプリケーションのスケジューラーは、個人利用には適していますが、多くのメンバー情報を参照する場合、1つのフレーム内で全員の情報を確認しなければならないため視認性が良くありません。
他社が提供するGoogle Workspace用のアドオンアプリケーションを加えると、outlookのような参照が可能になるものもあり、非常に利便性が高くなります。
この他にも勤怠管理や、ワークフロー等、Google Workspaceだけでは充足しない機能を提供する会社もあるため、システム間データ連携を意識することなく、データ管理することができます。ただし、他社アプリケーションを追加する場合は、追加費用が掛かる場合が多いため注意が必要です。
恩恵4：社内ポータルを自由に作成
これはGoogle Workspaceに特化した機能ではありませんが、「サイト」というアプリケーションを利用すると、簡単に社内ポータルサイトを構築することができます。社内掲示板機能とともに、Google Workspaceのアプリケーションを配置することで、社内情報の一元化を促進することができます。
恩恵5：管理コンソールによる内部統制
Google Workspaceの機能として、管理コンソールがあります。管理者は、管理コンソールを用いて、利用者のアカウント（メール）を設定したり、利用するアプリケーションを制限（権限設定）したりできます。これにより、社員が勝手にアプリケーションを利用することを抑止し、システム利用を統制することができます。さらに、「エンドポイント」アプリケーションにより、スマートフォンやタブレットに利用権限を付与することができます。
これらの機能を利用して、アプリケーションの利用を一部の部署に特定、効果を試してから全社導入する、といった活用が可能です。
Google Workspaceのアプリケーション紹介
現在15のアプリケーションと、4つの管理コンソールが用意されています。
15のアプリケーション
1．Gmail（メール機能）
2．Meet（web会議機能）
3．Chat（チャット機能）
4．Calendar（スケジュール管理機能）
5．Drive（データ管理）
6．Docs（文書作成機能）
7．Sheets（表計算機能）
8．Slides（プレゼンテーション機能）
9．Forms（アンケート機能）
10．Sites（ポータルサイト作成機能）
11．Current（社内SNS、ナレッジマネジメント機能）
12．Keep（付箋機能）
13．Apps Script（Google Workspace機能の処理自動化）
14．Cloud Search（Gmail、Calendar、Drive等の総合検索）
15．Jamboard（会議用キャンパス機能 ブレインマッピング等）
4つの管理コンソール
1．Admin（利用管理機能）
2．Endpoint（端末利用管理）
3．Vault（データ保存期間管理）
4．Work Insights（Google Workspace利用状況管理）
全てのアプリケーションを使いこなそうとするのではなく、自社に必要なアプリケーションを選択して利用浸透させることで、社内業務のデジタル化を定着させることが重要です。Google Workspaceは簡単に利用開始できるため、ぜひご検討ください。
