伝わりやすい！動画・オンラインマニュアルツール

2022年7月12日
中小機構　中小企業アドバイザー（経営支援）　山本一郎

オンラインマニュアル
動画

貴社は新入社員や中途社員への教育、業務の遂行、引継ぎにマニュアルを活用していますか？
マニュアルがないため、ある人しかやり方を知らない、同じ業務でも社員によって品質や成果が異なる等の課題はありませんか？
また、上司や先輩が言ったことをその都度メモさせたり、見て覚えさせるという教育でモチベーションを下げたりしていませんか？
今回の特集では、そのような課題を解決する動画・オンラインマニュアルツールをご紹介します。

動画・オンラインマニュアルツールの特徴と効果

まず、なぜマニュアルを作成する必要があるのでしょうか？
マニュアルを作成することで、

ノウハウを蓄積し、共有できる。
その人しかわからない、属人的な仕事をなくす。
わからないことを人に質問しなくても解決できる、問い合わせが減る。
同じ水準で仕事ができ、品質が安定する。
社員教育の時間とコストが削減できる。

といった効果が期待でき、会社の生産性が向上します。

皆さんもこのようなマニュアル作成のメリットは十分理解していると思います。
しかしながら、マニュアルを作成するにあたっては、下記のような課題があるのではないでしょうか。

ExcelやWord、PowerPoint等のOfficeソフトを使って作成するが、フォーマットがバラバラで見にくい。また、作成・更新に時間がかかる。
Officeソフトでは文字（テキスト）中心になってしまい、わかりづらい。
マニュアルのファイルがどこにあるのかわかりにくい、探しにくい。その結果、マニュアルを見てもらえなくなる。また、更新もされなくなる。

このような課題を解決してくれるのが動画・オンラインマニュアルツール（以下、マニュアルツール）です。

（1）マニュアルを効率的に作成

マニュアルツールは、マニュアル作成に特化した機能が充実しており、マニュアルのテンプレートも準備されています。そのため、テンプレートに則って説明書きや画像、イラスト等を記入・添付していくだけで見やすいマニュアルが作成できるようになっています。

中でも、システムの利用方法や操作手順のマニュアル等は、パソコンやスマートフォンの画面の写真をキャプチャ・撮影することが多いです。
その場合、Officeソフトでは画面キャプチャ→必要に応じて画像ファイルにして保存→Officeソフトに画像挿入→サイズ調整という手順が必要となり、画面の数が多いほど作業が大変になります。

マニュアルツールでは、画面を適切なサイズでマニュアルに反映してくれるので作業が効率化できます。
変更があった場合は、手順や画面の説明や画像を差し替えるだけでよいので、マニュアルの更新も簡単に行えます。

（2）動画で見やすい

技術・現場作業ではOJTが中心で、見て覚える・メモを取るといったアナログな教え方が多かったのではないでしょうか。しかし、動画マニュアルを作成することにより、いつでも、どこでも、何回でも自主的に確認することができるので、社員教育の効率化と、学習者のモチベーションアップが期待できます。

マニュアルツールではスマートフォンで技術・現場作業を撮影し、直感的な操作で動画マニュアルを作成することができます。

（3）検索しやすい

マニュアルツールは検索機能が優れており、文字列やタグで検索できるので、必要なマニュアルをすぐに探すことができます。このため、マニュアルの利用が促進され、どこにあるかわからないので使われなくなってしまう・・・ということがなくなります。

製品によってはマニュアルに対してQRコードを発行できるものがあります。例えば、製造機械や道具にQRコードを貼っておけば、困った時にスマホでQRコードを読み込んで、すぐにマニュアルを確認するという使い方もできます。

動画・オンラインマニュアルツールの選び方

（1）業務手順が中心

業務工程をステップ順に説明したり、業務のやり方を統一・標準化したりする場合は、あらかじめ入力フォーマットが用意されていて、ステップごとに説明や動画・画像を入力・設定するだけでマニュアルが完成する製品がよいでしょう。

中でも、スマートフォンやタブレットで撮影した動画・画像をそのまま、または、切り取って追加できるものが便利です。画像には、目立つコメントや注意すべきポイントの矢印や丸印といった図形をその場で追加できるので、Officeソフトで作成した文字中心のマニュアルよりもわかりやすく表現できます。

（2）動画が中心

システムやパソコンの操作手順マニュアルの場合は、パソコンやアプリ画面を操作するだけで自動的に画面をキャプチャして、説明分を作成してくれる製品がよいでしょう。

また、現場向けの動画マニュアルを作成したい場合は、スマートフォンやタブレットで撮影した動画を簡単に編集でき、動画の撮影と同時に字幕を作成したり、翻訳をしてくれたりする製品が便利です。理解度の向上や外国人従業員への教育に非常に有効です。

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