クラウド型のITツールの導入で、勤怠管理、労務管理などの社内情報の共有化を実現

当社は、医薬系分野の著作権コンサルティングを行っています。創業当初はホームページ作成などの支援事業から始めました。その後、医薬系分野に特化した著作物二次利用に関するコンサルティングや学術文献リプリントの取次など、文献調査や著作物利用に際しての実際の手続き、著作権者への使用許可交渉、ロイヤルティの支払いの支援を行っています。

【課題】これまでの業務運用方法を見直す必要が出てきた

我が社は商品を販売することはない業種のため販売管理システムへのニーズは低かったのですが、事業の拡大、月間の取引量の増加やそれに伴う人員増もあり、社内における請求書発行や売掛管理などの仕組みを根本から見直す必要が出てきたのです。一番難しかったのは、WindowsとMacの両方に対応するシステムを探す必要があったことです。これまではMacに対応しているシステムをローカルで使用していましたが、それだと個人のパソコンで業務を行うことになりデータの共有がされないため、個々のデータを集めて処理しなければなりませんでした。また、バックアップも十分ではありませんでした。タイムカードでの勤怠管理は時間がかかる上にミスが発生する可能性もあり、社員からの信頼を得るためにもシステム化が必要でした。また、メールソフトも個人がそれぞれ好きなものを使っていた状況です。「このままでは情報共有、業務の効率化、事業継続リスクやセキュリティリスクへの対応が進まない」と感じました。

【導入】トライアルを経て本格導入

クラウドベースの販売管理システム「flam」は、たまたまインターネットで見つけました。トライアル体験当初からクラウドサービスであることを感じさせない軽快さに驚きを感じました。クラウドベースの勤怠管理システム「King of Times」、 メールセキュリティシステム「Active!Gate」も、同じくインターネットで見つけました。flamとFileMakerは、Macでの稼働実績があることが選んだ理由です。システム導入に際し詳しい相談相手はいなかったので、ネットの評価を参考にしました。flamとKing of Timeについては、トライアルを利用して導入することに決めました。

【効果】業務の属人化を解消することに成功

ITツールの導入効果は抜群でした。まず、社員一人に集中していた請求処理が担当者別に分散でき、効率化が図れて業務がスムーズになりました。次に、場所を問わずメールのチェックができ同期が取れるようになったことで、タイムリーな対応が可能に。労務管理に関しても、ミスがなくなった上に、計算の時間までいらなくなりました。さらに、手作業で行っていた添付ファイルの暗号化からも解放されました。クラウドベースのシステム活用によりテレワークといった多様な働き方の実現もできました。

【展望】ベンダーの力を借りてITをうまく活用する

弊社では、「システム担当者が不在でも運営できるようにする」ということを目標に掲げていました。目指したのは、統合と共有です。同じシステム（アプリ）を使う、同じデータを使う(共有化）、同じデータを保存する（バックアップ）。それを、小さい会社で業務を属人化することのリスクを避けて、事業の継続の観点からベンダーの力を借りる、というのがポイントでした。そのためにベンダーに全面的に入ってもらってPC環境を統一したことにより、トラブル対処もスムーズになりました。信頼できるベンダーに入ってもらうことが安心感につながっています。小さい会社こそ、ITを活用し生産性を上げることが必要だと考えています。属人的な管理を止め、信頼できるベンダーなどの外部の力を積極的に活用することをおすすめします。