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報告書作成は音声要約が圧倒的に便利

iPhoneなどのスマートフォンで打ち合わせを録音し、それを文字起こしできるようになりました。さらに生成AIを使って要約も可能です。打ち合わせの報告書や議事録を作成するには、PlaudやNottaといった有料の専門サービスが非常に便利です。

これらのサービスは録音専用のハードウェアも提供しており、「録音→文字起こし→要約」までを一気通貫で行えるため、とてもスムーズに作業が進みます。

また、あらかじめテンプレートとして要約形式を登録できる点も大きな利点です。たとえば、セミナー報告書、専門家派遣報告書、総会議事録など、よく使うパターンを事前に登録しておけば、指定した書式に沿って自動で要約してくれます。

打ち合わせの場で録音を開始し、終了と同時に停止すれば、そのまま文字起こしと要約が開始されます。オフィスに戻る頃には、すでに報告書の原案が完成しているというわけです。多くの報告書作成に追われている支援機関にとって、導入する価値のあるAIだと言えるでしょう。

図表にまとめてわかりやすく伝える

生成AIはイラストの作成にも活用されていますが、図表の作成は少し難易度が高いものです。絵だけでなく、文字情報も含めて整理・構成する必要があるためです。

ちょっとしたレポートを作りたいときや、文章だけでは味気ないと感じる場面で、図表作成をAIに依頼してみるのもおすすめです。たとえば、中小企業白書の冒頭にあるA4サイズ1ページの概要を図表にまとめてもらうと、非常に見やすくなります。

複数のAIツールで実現可能ですが、たとえばGoogle Geminiで「Canvas」機能をオンにして要約を依頼すると、要約完了後に「インフォグラフィック」または「ウェブページ」の形式で出力できます。

インフォグラフィックとは、情報やデータを図・イラスト・グラフなどを用いて視覚的にわかりやすく表現した資料のことです。文章だけだった白書の概要も、簡単に図表化できました。ウェブページ形式を選ぶと、そのままインターネットで公開できるため、他の方にも共有しやすくなります。

自社資料を読み込ませて質問ができる

通常の生成AIはインターネット上の情報を学習して回答しますが、自社の非公開情報には対応できません。そのため、社内に特化した内容を尋ねたいときには不向きです。

そこで活用したいのがNotebookLMです。自社の資料をアップロードすることで、それに基づく質疑応答や要約をAIに任せることができます。

たとえば、社内のマニュアルや規程類をアップしておけば、社員がそれらに関して質問し、即座に回答を得ることができます。日常的に社員からの質問対応に追われている方にとっては、大変助かる機能ではないでしょうか。

なお、NotebookLMについては、アップロードされた情報がAIの学習に利用されないことが明示されています。ただし、個人情報の取り扱いには十分な注意が必要です。

以上、3つの生成AIの活用方法をご紹介しました。文章を生成するだけでなく、実際の業務を効率化するための機能が次々と登場しています。ぜひ、皆さまも積極的にAIを取り入れてみてはいかがでしょうか。

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