データ集計・処理にかかる時間を大幅に圧縮し、本業に注力できる環境を整えた

乳井さん　「クライアントが抱える様々な課題に対して、最適なソリューションの企画・設計・実行までを、ワンストップで課題解決する企業です。基本は国内でのビジネスになりますが、業態は大手メーカーから、流通や自治体まで色々です」

【課題】表計算ソフトでのデータ集計・処理に丸2日かかってしまっていた

乳井さん　「当社は、その分野を熟知した専門スタッフが生み出すアイデアを素に、ワンストップで課題解決することを得意としています。業務拡大する中、表計算ソフトで案件管理することに限界を感じていたんです。また、創業当初から月次での決算を行ってきましたが、スピードが重視される時代になり、スピーディーな経営判断を行うために月次からよりスパンの短いデイリーで判断したいと考えていました。

事業規模が小さい頃は表計算ソフトでの管理でも間に合っていたのですが、先のことを考えると、データの集計・処理に丸2日かけているのは時間の無駄であり、社員数が少ないうちに、社員各自が数字を入力し、請求書や発注書の発行など一連の業務フローを管理できるシステムの導入を検討していました」

【導入】イニシャルコストの安いシステムを導入

乳井さん　「以前、海外視察ツアーに行ったときに、クラウドEPR（基幹システム）を紹介され、一度は検討したのですが、導入にかかるイニシャルコストが高かったため断念しました。そこで、導入コストが安い基幹システムを探していたときに、クリエイティブ業に強い案件管理システムの『Reforma PSA』を見つけました。営業の方に来ていただいてデモで動作の確認をし、導入を決めました。導入の初期段階で数名の社員とともに臨んだので、システム全体像の把握は問題ありませんでした。

導入してからも、従来の表計算ソフトでの管理と『Reforma PSA』の両方を並行して動かしていました。データベースの登録が大変でしたが、もともと月次決算をしていたのと事業規模が小さいことが幸いし、2カ月で完全に移行できました。やはり、効率化を向上させるシステムは創業時に投入するべきだと感じましたね」

【効果】丸2日かかっていた作業が、わずか1〜2時間で終了

乳井さん　「『Reforma PSA』を導入する前は、表計算ソフトで管理するデータの集計・処理に丸2日を費やしていました。時間がかかるという面のほかに、数字が合わない・請求書が来たのかどうかが分からないといった課題もありました。その課題は『Reforma PSA』の導入で全て解決できました。具体的には、丸2日かかっていた集計・処理は、わずか1〜2時間で完了。数字が合わないということもなくなりました。請求書の発行は全て私が月末に行っていたのですが、案件の担当者ごとに請求書を発行できるようになったので、とても助かっています。

また、営業段階から見込みの数字を登録でき、簡単に経営予測ができるようになったのも大きいですね。今までの管理方法では、担当者と社長の私しか共有できなかったのですが、導入したシステムでは他の営業スタッフも見られるようになったことで、様々な気づきが出るようになりました。そして、社全体の数字の集計が正確かつタイムリーにできるようになったことで、社員ごとの目標対比やクライアント別の利益管理など細かな数字を管理して経営に役立てています」

【展望】ITツールでノウハウやアイデアを資産化し、意思決定を早めたい

乳井さん　「今後は、アイディアや企画ネタといった知的財産の効率的な共有や、総務や経理、人事といったバックオフィス業務の効率化で生み出された時間を、本業に割り当てていきたいです。そうしたことが社員の働き方改革に影響すると考えています。本業に注力できる環境を整えることが社員のモチベーションアップにつながり、クライアントに提供する内容も変わってくるのではないでしょうか。

中小企業こそ“スピード”が大事です。ITツールを活用し、意思決定のスピードを早めることこそが重要だと考えています」