株式会社ビクトワールは、アイスクリームなど温度管理の必要な商品の配送を行っています。配送先は四国の4県です。二次配送、三次配送と呼ばれる仕事で、メーカーが在庫保管している拠点からの配送を行っています。在庫を持っていないと急に忙しくなった時などに対応ができなくなるので、工場での生産後、一旦保管をして弊社のような業者が配送を行うのが一般的です。弊社では、荷物をどう組み合わせてどのように配送を行うのか、など細かい業務のやり方は元請け企業様よりお任せいただいています。
【課題】長年使用していたシステムを、新システムへ移行する必要が出てきた
長年、スタンドアロン型のシステムを利用していましたが、機器の老朽化とシステムに対応するOSの限界時期を迎え、新システムへの移行の必要に迫られました。そこで利用していたシステムの提供会社に更新について問い合わせると、見積金額がかなりの金額に。他にも数社に提案をお願いしましたが、すべて旧システムと同様のスタンドアロン型システム。新システムの選定において、事業所間でのデータ共有、コスト、機能面を重視していましたが、いただいた提案はすべてを満たしておらず、物足りなさを感じていました。そんな時、「雑誌やネットでよく目にするクラウド型のサービスはどうだろう？」と検討するようになりました。クラウド型であれば、「売上や仕入額の確認なども場所を問わず可能になるのではないか」という期待もありました。
【導入】欠かせない条件は「配送管理と販売管理の連携」ができること
配送業のシステムでは「配送管理と販売管理の連携」が大きな課題です。これは、是が非でも解決しなければ意味がありません。多くの候補の中から、プレゼンテーションとトライアルを体験した上で、弊社が望むシステムになり得ると確信したのが「flam」でした。複数回に渡る打ち合わせで課題の洗い出しと、弊社向けのカスタマイズを施してもらいました。実機でのデモも行っていただき「これなら楽になる」と確信しました。導入までの期間も思ったより早く、8ヶ月くらいで運用を開始。IT導入補助金を活用して導入したこともあり、導入後そのサポートも全面的にしていただきました。
【効果】当初の目的のコスト削減はもちろん、ミス減少や顧客満足度アップまで実現
帳票を一本化することにより、コストを削減することができました。その上、チェックが容易になりミスも減少。事業所間の密な連携も可能になったので、私自身のフットワークも軽くなりました。効果は自社内に留まらず、顧客満足度アップまで実現しました。配送にも活用しており、うまく荷物を組み合わせて少しでも配送台数を減らし、見やすく手配のしやすい環境を実現しています。flamはまめにアップデートしてもらえ、消費税対応なども無料で行ってくれました。以前なら費用がかかっていたので、こういったサポートもよかった点です。
【展望】積極的に情報を集め、より良い環境作りを考え続ける
弊社では、flamの他に「G suite」も導入しています。営業部門と経理総務は別の場所にあるのですが、テレビ電話でのやりとりや、場所を問わずアクセスすることが可能になり、売上や仕入れの把握が簡単になりました。さらに修正もリアルタイムで確認できるようになり、意思決定のスピードまでアップ。より良い環境を作るための努力は惜しみません。たとえば、普段からセミナーや展示会に積極的に参加して、情報収集をするように心がけています。同じ悩みを持っている方々と情報共有して「解決策はないか？」と考えるのです。現在検討しているのは、会計システムをクラウド化して、別で管理している販売管理システムとリンクさせることです。まだ具体的なプランはありませんが、更なる省力化を図りたいと方法を模索中です。
会社名 株式会社ビクトワール
所在地 香川県木田郡三木町井上3102－2
事業内容 自動車一般貨物運送業【冷凍食品の配送】
社員数 35名
