事業急成長に伴う社内コミュニケーションの課題をITツールで解決

小島さん　「弊社は『一生に一度のかけがえのない人生の成功をサポートする。』というビジョンのもと、予防ヘルスケア×AIに特化した事業を展開するヘルステックベンチャーです。人生100歳時代を迎え、人々がいかに長く、健康で他人のサポートを受けず生きていけるかを“人生の成功”と捉え、スマートフォン向けヘルスケアアプリ『FiNKアプリ』を通じて、お客様にパーソナライズしたアドバイスを行う事業を主軸としております。またECモール、法人向けウェルネスソリューション等も展開しております。」

【課題】急成長に伴い、コミュニケーション量の増大が課題に

小島さん　「創業4年目あたりから、事業がどんどん拡大し、社員のコミュニケーション量も爆発的に伸びていました。当時、社員数は50名程でしたが、加速する仕事量に追いつくために個人がいくつもの会議を掛け持ちしなくてはいけない状態で、物理的な会議でのコミュニケーション形成が困難になりつつありました。そのような環境下でエンジニア同士がコミュニケーションツールとして使い始めたのが無料版「Slack」でした。Slackは使い勝手の良さから利用者が社内に広がり、開発の仕様書をやり取りするなど、業務に深く関わるようになってきました。」

【導入】分かりやすいインターフェイスが導入のカギに

小島さん　「現場主導でSlackの利用が始まりましたが、Slackで業務データや仕様書がやり取りされるようになると、データセキュリティがきちんと確保されているか、退職社員のアカウントがきちんと処理されているか等の問題が浮上します。そこで情報システム部がリードして他製品との比較を含めた『会社としての正式なコミュニケーションツール』の選定を行い、Slack有料版を正式導入することに決めました。決め手は、ユーザーインターフェイスが優れ、誰でも直感的に利用できることやAPIを使い他アプリとの連携が取りやすいこと等でした。特に、誰でも直感的に利用できることは栄養士やフィットネストレーナー等、普段ITに触れない人もいる弊社にとっては大変重要でした。」

【効果】コミュニケーションに加えBotによる進行管理も実現

小島さん　「Slackの利用で、一つの会議に出席しながら、オンラインで行われているミーティングにも参加し発言することも可能になり、同時に仕事を進められることで効率的になりました。何かトラブルが発生した時、Slack導入前だと発生検知時点で会議室を確保し、関わりのあるメンバーを招集し、情報共有したのちに誰が何をやるかというアクションを取りまとめていましたが、導入後はSlackでスレッドが立ち上がり、関係メンバーが招集され、参加メンバーは自分が何をすべきか、すぐに分かるようになりました。各タスクはBotと呼ばれるプログラムにより監視され、アラートが発せられるため、進行管理の人的リソースも削減できますし、社内全体の伝達事項からプロジェクトの進行まで、ありとあらゆるコミュニケーションの舞台がSlack上に移ったことで、人が招集される会議が少なくなったと思います。」

【展望】将来はSlackをあらゆるツールのインターフェイスに

小島さん　「Slackに限らず、業務効率化ツールはこれまでも積極的に取り入れてきました。しかし顧客管理、営業管理、交通費精算、勤怠管理などといった業務ごとにそれぞれ最適と思われるツールを別々に導入してきたため、全体的に非効率になっている部分もあります。その対応策として複数のクラウドサービスに一つのID、パスワードでログインできる『One Login』の活用も進めていますが、ツールごとに画面を開く煩雑さがあります。そこで今考えているのは各ツールのインターフェイスにSlackを使い、Slackに書き込んだ内容が経費精算や勤怠へ反映される仕組みの開発と導入です。今後も業務効率化ツールは、ベンダーの大小を問わず評価し、良いものは積極的に取り入れていく方針です。」