本文へ

社内でも社外でもファイル共有で効率を上げよう

社内でも社外でもファイル共有で効率を上げよう【中小企業のためのクラウドサービス/アプリ分野紹介 第4弾 オンラインストレージ】

  • 2019年08月29日

中小機構 企業支援アドバイザー
村上知也

◯ファイル共有の必要性

 ファイルを他の人と共有するシーンは増えています。社内の複数人で仕事をする場合もあれば、取引先などの社外の人たちと共有しながら作業を進める機会も多くなっているのではないでしょうか。

 また自分一人で仕事をしていたとしても、作成したファルを全て自分のパソコンの中においているのはリスクがあります。万が一、急にパソコンが故障したらどうなるでしょうか。パソコンが復旧するまで、業務は止まってしまいますし、ファイルが復旧できなければ作業の大きな手戻りになります。バックアップの目的のためにもファイル共有は重要です。

 インターネット時代の今、ファイル共有サービスを活用することは業務を円滑に行うために必須だと言えるでしょう。

◯ファイル共有の手段

 ファイル共有には様々な手段があります。例えばメールでファイルを送付するのも手段の一つでしょう。しかしメールで送るとファイルは送付元と送付先で2つに分かれることになります。それぞれが別で作業をすると、後日、ファイルをマージする等の追加の作業が増えてしまうかもしれません。

 また、社内LANに共有サーバを設置するのも、昔からよく使われる手段です。しかし、社内でのファイル共有は実現できても、社外には共有できない場合も多いです。そうすると、外出する社員が多い場合や、取引先と共有したい場合にはふさわしくないでしょう。

 ファイル共有するには、インターネット上にあるクラウドサービスを活用するのが一般的になっています。以下の図表を見てみると、クラウドサービスで最も利用されているのは、「ファイル保管・データ共有」となっています。多くの事業者でクラウド型のファイル共有サービスを活用されているわけです。(ただし、大企業ではファイル共有サービスの利用が禁止されている場合があります)

(図表)クラウドサービスの利用内訳 (出典)情報通信白書平成30年版

◯クラウドサービスのファイル共有サービスのセキュリティは安全か?

 インターネット上のクラウドサービスを使うとなるとセキュリティが心配になるかもしれません。しかし、自社で専門の管理者もいない状態でファイルを管理するよりは、こういった専門の会社が管理している方が安全といえます。専門家がいない自社での安全性を過信せず、外部に管理を依頼することも選択肢に入れておきましょう。

 ただし、インターネットのサービスはIDとパスワードだけでログインできるようなものは危険です。これらの情報が漏洩したらファイルの機密性を守ることができません。最低限、二要素認証、つまりパスワードだけではなく、複数の手段でセキュリティが守られているサービスを選定していください。

◯ファイル共有の3つのポイント

 最後に、ファイル共有サービスを活用する上での3つポイントをまとめます。

 (自社内でのファイル共有について)
(1)社内でアクセス権を保って簡単にファイル共有ができる

 社内で利便性と機密性を保ちつつ、ファイル共有する必要があります。

 利便性については、ファイル共有するのに一つずつファイルをアップロードする等の作業があると、面倒で使わなくなります。パソコン上で、フォルダにファイルをコピーするように簡単操作できることが求められます。

 機密性については、経営層はこのフォルダは閲覧できるが、一般社員はできないといったアクセス権の設定が細かくできることが求められます。もちろん、前述の二要素認証も必須と言えます。

(社外間でのファイル共有について)
(2)取引先等の社外ともアクセス権を保ってファイル共有ができる

 続いて、社外とのやり取りもスムーズにできることが2番目のポイントとなります。これはインターネット経由で、かつアクセス権を保って相互にファイル共有できることが求められます。誰がファイルを操作したのかの履歴が残っていることも重要です。

(ファイルのバックアップについて)
(3)バックアップが自動でとれる

 3番目のポイントはバックアップです。一人で自分のパソコンのみにファイルを保管していると、ファイルの破損、紛失等が起きたときに手戻りが大きくなります。しかし、手動で毎日バックアップを取るのは、思いの外面倒なものです。

 そこで、ファイル共有サービスでは、自動でバックアップを取ってくれるサービスもあります。操作している本人が気づかないうちにバックアップしてくれます。そのため、誤ってファイルを消してしまっても、1時間前のファイルを復元といったことができるようになります。
他人との共有でありませんが、日々の業務を円滑にすすめるためには非常に重要な機能と言えるでしょう。

◯ここからアプリ オンラインストレージ

ここからアプリで掲載しているオンラインストレージのコーナーを紹介します。

ここからアプリ「オンラインストレージ」アプリ検索結果
 ここからアプリで紹介しているアプリは、無料で試行できるものが多くなっていますので、ぜひ導入に向けて試していただければと思います。

◯結び

 今後、働き方改革の進展で、テレワークの利用率が高まることが予想されます。また、社内の要員だけで行うより、外部の人と協働で仕事をするシーンも増えるでしょう。そのためには、ビジネスチャット やグループウェア とともに、ファイル共有の仕組みも重要となります。
 セキュリティと利便性を考慮しながら、オンラインストレージを導入して、効率的な働き方につなげてほしいと思います。