雄山陸運株式会社は60年続く、海老名の運送会社です。取締役部長の高田氏はリーマンショックなどの厳しい経験を経て、「経営を本気で学ぶ必要がある」と中小企業診断士の資格を取得しました。3代目として会社を良い方向に変えていきたいという思いから、「Smile Everyday With You！」というビジョンを打ち出しました。また、「笑顔を作る」「会社は潰れるもの」「勤勉であれ」との理念を掲げ、新人教育の際も必ず想いを持って伝えています。これらはリーマンショックを経験しての教訓で、社員全員で共有したい「分かりやすい」メッセージとなっています。既存のお客様はもちろん、新規のお客様との契約も増やし、事業の拡大を目指しています。
【課題】常に改善できる部分を探していた
大きな課題認識があったというより、「今の仕事の進め方が正しい」と盲目的に信じることは危険だという考えがあり、日頃から業界団体の勉強会など、外部からの刺激を受ける環境を作るように心がけていました。そんな中で、勉強会で「Chatwork」について知り、自社でも効果を検証したいと思い、導入することにしました。導入前の弊社の状況としては、特に報連相の手段は決めておらず、メールや電話で連絡を取っていました。
【導入】まずは数人で試してみて、有効性を判断
Chatworkについて調べて、情報共有のスピードや情報の蓄積の面で良い効果が見込めると思いました。無料で使えるので、まずは数人の仲間を見つけて、社内で実際にアプリをインストールして使ってみることにしました。実際に触れてみて、使えると判断。全社的に導入することを決めました。
【効果】複数の良い効果が得られ、便利に活用中
Chatworkの導入により、一元的な情報管理が可能になりました。また、電話と違って相手の時間を束縛することがありません。隙間時間に対応するため、情報の鮮度も上がりました。また、情報がデータとして蓄積されるため、会社として意思決定をする際の重要な判断材料としても活用ができます。議事録の管理にも活用しており、共通のネーミングルールを作ることにより、後から情報を簡単に検索できるようにしました。社員で共有し、非常に便利に活用しています。
【展望】今後も積極的にツールを取り入れて「より良く」していく
ITツールを導入してみて、それまで手間をかけていた作業がなくなることがわかり、衝撃を受けました。一度この感動を知ると、絶対に使ったほうがいいと考えるようになるものです。今後は、「マネーフォワード」を12月から運用開始する予定です。現在の経理処理方法ではデータの入力に二度手間があり、多くの時間がかかってしまっているため、10月から検証を開始し、導入を決めました。導入後は、ネットバンクや自動仕分けなどの自動化ができるようになります。他に検討しているのは、「RPA（Robotic Process Automation）」です。総務業務で入力にかなりの時間がかかっているのを減らすことが目的です。全体の7割を占める事務作業の負担を減らすことにより、従業員の対面コミュニケーションの時間を増やしたいと考えています。特に、運転手は朝出かけたら夕方に帰ってくるまで顔を見ることがありません。これまでも心掛けてはきましたが、よりしっかりと一人一人の疲労度など、状況を確認していきたいです。また、管理者全員が外部の勉強会に参加して、最先端の技術などを学ぶ機会を作っていこうと考えています。
