AIによるクラウド会計アプリでバックオフィス業務を大幅に効率化

  • 2019年12月13日
  • 株式会社 駐車場をさがせ
  • その他
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  • 関東
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株式会社駐車場をさがせは、全国でも珍しい月極駐車場専門の管理会社。いわゆる“クルマ社会”である群馬県の高崎市に本拠を置き、740カ所、台数にして9600台の駐車場を管理する。

船越谷さん「弊社は駐車場不足の解消と遊休地の有効活用を理念に、駐車場を借りたい人と駐車場オーナーとをマッチングさせる事業を主軸に、月極駐車場の開発、整備、運営、コンサルティング業務も手がけております」

【課題】手作業での会計業務に追われ、税理士との連携にもタイムラグが

船越谷さん 「弊社ではかつて、経理や財務といった業務に、市販の会計ソフトを使っておりました。ソフトへの入力は、入出金の記録を見ながら手で行っており、税理士さんとの連携もメールでデータを送り、返事を待ってというスタイルで、双方向性、リアルタイム性がなく、税理士さんからデータに間違いがあることを指摘されても、すでに時間が経ち、修正に手間がかかるという状況でした。さらに小さな会社ゆえ、経営者である私がそうした入力から財務や決算のための作業に時間を割いていたため、ここを効率化できればと思うようになりました」

【導入】決算期のタイミングで、クラウド会計ソフト採用を決断

船越谷さん 「支援者に相談したところ、他業種に比べ決まった入出金が多い事業であることから、アプリの導入が有効なこと、またそうしたアプリで税理士さんと連携できることを知りました。そして税理士さんがマネーフォワードクラウドを積極的に導入していこうという方であったことが、選択の決め手となりました。導入にあたっては、決算時期を意識しました。会計期の途中でこれまでの会計ソフトからマネーフォワードクラウドへの切り替えが発生すると、税理士さんにもけっこうな負担がかかってしまいます。そこで導入前にメリットなどを半年ほどじっくり検討した上で、弊社の決算期である9月を境に切り替えることとしました。現在は入金、支払い、売り上げ管理、決算報告まで、アプリを使い税理士さんと連携しながら行っております」

【効果】煩雑な作業がなくなり、“手放し”での管理が可能に

船越谷さん 「導入は2017年秋で、決算期を2度迎えたことになります。導入においてはオンラインバンキングとの連携が必要ですが、画面を見ながら操作できるものであったことから、それほど苦労は感じませんでした。仕組みにAIを使っていることから、導入当初から半年くらいはセッティングに労力がかかっていましたが、それ以降はスムーズでした。そうした設定を終えた2年目には、手放しというか、ルーティン業務になり、効率化が進みました。そして入出金などについては税理士さんもオンラインでリアルタイムにモニタリングできるため、不明なことがあればその都度ご連絡いただける仕組みになっています」

【展望】今後はITにより「暗黙知」を「形式知」とし、サービス向上を

船越谷さん 「今回の導入で『自分しかできない仕事、自分がやるべき仕事』にフォーカスすること、そして『自分しかできない仕事』に時間を充てるようになったこと。このふたつを考え、体現できるようになったという効果を実感しております。さらにバックオフィスの効率化にさらなる可能性も感じました。今後はスケジュールや顧客管理にITを活用していきたいと思います。とくに顧客管理においては、各顧客担当が深く食い込み、情報や個人のノウハウを貯めている状態です。この暗黙知を形式知化し、生きた財産として弊社全体で共有し、お客さまに対してよりよいサービスを提供していきたいと考えています。全国には経営者であっても、弊社のように日々現場のプレーヤーとして働いている方がたくさんいらっしゃると思います。自分の荷物を下ろせるなら下ろして、自分にしかできないことに挑んでいくことは、みなさん共通の課題だと思います。アプリはその目的に有効だと思うので、ぜひおすすめしたいです」

会社名  株式会社 駐車場をさがせ
設 立  2009年10月20日
所在地  〒370-0816 群馬県高崎市常盤町133
事業内容 駐車場開発管理及び仲介事業、駐車場運営コンサルティング事業
役 員  代表取締役 船越谷 尚彦
社員数  6名

支援者紹介)

新しいものへのアンテナを高くして、お客さまご支援を
梅澤さん 「こちらの会社では毎月多くのお客さまからの入金があり、それを処理する業務が発生します。お客さまが増えるごとにその負担が大きくなるというお話しをうかがい、AIを活用したクラウド型の会計システムで作業の効率化をというお話しをさせていただきました。ただそうしたシステムの導入には税理士さんのご協力が不可欠です。私のほうでいくつか候補を挙げ、社長さまが税理士さんに確認したところ、『マネーフォワードクラウドであれば大丈夫です』というお答えをいただき、採用に至った次第です。導入時のネットバンキングとの連携も、自らご登録いただいたことで、スムーズでした。ここさえクリアすれば、あとは毎月AIがやってくれるので、経営者ご自身や経理のスタッフがITに詳しくなくても大丈夫です。私はさまざまな会社さまからご相談をいただく立場ですが、ご提案においては『その課題の本質は何か』というところを重視しています。たとえば『補助金でホームページを作りたい』というご相談でも、目的が集客であれば、顧客層に応じてもっとアナログ的な、たとえばダイレクトメールのほうが向くのではないか、といったご提案をすることもあります。ITにおいては、その進展が早いので、私自身も新しいものをできるだけ使うようにしています。現在は人手不足が進み、思ったとおりの人材が雇えない時代が来ています。そうした意味で、今後ITを業務に使い、効率化を図ることが、少ない人数で売り上げ、利益を上げる状況につながるでしょう。私たち支援者はアンテナを高くして、お役に立つアプリやサービスをみなさんにご案内したいと思っております」

高崎商工会議所
中小企業相談所
経営支援課 課長
梅澤 史明