【課題】請求書発行業務の統一化と負担軽減をしたい
以前は請求書発行に表計算ソフトを使用していたのですが、人によってルールが異なる、ドル表記関連でのミスが発生する、という問題がありました。これらの問題を統一フォーマット化することにより解消できないかと考えていました。また、請求書関連業務の負担軽減の必要もあり、効率化も目指していました。さらに、すでに導入していたアプリの標準機能では請求書を作ることができないため、そこも何とかできればな、と。そこで紹介されたのが「Makeleaps」でしたが、商品の管理は難しいと感じ、一旦検討を辞めていました。
【導入】改めて紹介され再検討、要望にも対応してもらい導入を決定
当初は機能が不十分に感じて導入の検討をやめましたが、その後改めて機能の増えたMakeleapsを紹介してもらい、導入することにしました。Salesforceとの統合の際、国コードの入力桁数など不具合のあった部分についてすぐに対応してくれたのも、決め手の一つでしたね。
【効果】簡素化による負担の軽減に成功
表計算ソフトでの管理では複雑だった請求書の管理が簡単になり、検索時間も減らすことができました。また、当初の目的以外では、すでに導入していたアプリへの二重登録作業もなくすことができました。取引先企業様の経理担当の方にとっても、メールで個人宛に請求書が届くのでわかりやすくなったという声もあります。使い勝手と費用を総合的に判断し、海外はMakeleaps、国内はmisocaと使い分けています。
【展望】ITツールを使いこなして、会社にも従業員にも余裕を作る
ITツールをうまく使いこなせば、データを可視化することができ、無駄な仕事を減らすことができるようになります。特に、人が少ないとその効果は大きいでしょう。限られた人員で業務を回せるようになるし、外注費の削減も可能です。時間に余裕ができれば休暇も取りやすくなりますし、時と場所に縛られずに仕事ができるようになれば、隙間時間の活用が可能になります。広いオフィスを用意する必要もなくなるでしょう。「そこにいなくてはならない」仕事を減らせることのメリットは大きいと考えています。
会社名：Vuzix Corporation
HP：https://www.vuzix.jp/
事業内容：ビデオアイウェアやスマートグラスのサプライヤー
社員数：5～10 名
Vuzix Corporationは、本社はアメリカのニューヨーク州ロチェスターにあり、日本単体での規模は中小ですが、世界的には資本金200億円規模の企業です。ビデオアイウェアやスマートグラスをグローバルに企業向けにもコンシューマー向けにも販売を行っています。
