必ず発生する精算作業にITを導入、わずかなコストで生産性を改善

関根さん　「私たちは、写真や動画などを使う手順書、いわゆるマニュアルを簡単に作れるプロダクト『Teachme Biz』を開発・販売する会社です。一般的な紙のマニュアルは読みにくく、また研修やOJTによる業務知識習得は、教える人により内容が違う、いったん教わった知識も忘れてしまうといった弱点があります。弊社のTeachme Bizは、スマートフォンやタブレットを使い、ふだんの仕事の流れを記録し、画面で注意すべきポイントを書き込んだり音声でキャプションを追加するなどして簡単にマニュアルが作れます。そして『はじめてのとき』『へんかがあったとき』『ひさしぶり』のとき、つまり“3H”に直面した時にすぐに参照して手順を確認できるので、低コスト、低負荷で業務の標準化を図ることができます。」

【課題】手作業による交通費申請の手間が業務時間を圧迫

関根さん　「弊社が創業してしばらく、まだ社員が6〜7名の頃は、一人ひとりの業務範囲が広く、効率的に業務を進めていく必要がありました。そのなかでポイントの一つとなったのが、営業で外出する社員が交通費を精算する作業です。当時は社員それぞれが自分のスケジュールを確認しながら、電車の利用区間や運賃を表計算ソフトに手打ちで入力し、経理に提出していました。交通費精算の締日である月末近くは、この作業に1時間近くかかる場合もあり、本来業務に使うべき時間がこうした作業に費やされ、社員にとってストレスになっていました。実際の利用区間との相違、転記によるミスもゼロではありませんでした。さらに業務を優先するあまり、交通費精算申請ができないままになってしまうケースも少なからずありました。」

【導入】月々わずか200円で、社員の労働時間1時間を確保

関根さん　「こうした課題を解決するため、執行役員が自らサービスを検索し、交通費管理ソリューション『kincone』の導入を決めました。決め手となったのは、交通系ICカードから経路と運賃が自動的に読み込まれる仕組みを、利用者1アカウント当り200円で使えるというコストパフォーマンスでした。あまりの安さに、他の類似サービスとの比較する時間すらもったいないと即断したそうです。実際、一人当り1時間の作業量がかかっていたものを200円で代替できるのであれば、その費用対効果は明らかです。弊社では社員のBYOD端末にインストールした交通系ICカード機能での運用を行っております。」

【効果】申請する社員、受け付ける経理部門ともに、負荷を軽減

関根さん　「導入の効果は絶大でした。社員はこれまでの手作業での交通費申請から解放され、クラウドのサービスにログインして内容をチェックし、CSVファイルに出力して経理に送るだけでOKとなりました。また、経理部門も表計算ソフトを開き確認する手間がなくなり、工数が削減されました。事業の拡大とともに社員数も急増しましたが、従来の仕組みをそのまま続けていたら、経理部門の負荷はかなり大きなものになっていたと思います。また交通費申請が記憶に頼ったものではなく、実際に利用したルートを正しくトレースするものになり、コンプライアンス的にも有意義だと考えています。」

【展望】交通費精算というどこにでもある作業だから効率化が必要

関根さん「交通費精算は、どんな会社でもありうる必須の作業です。kinconeは、弊社が6〜7名の小さな会社だった頃から従業員数が大きく増加した現在まで、一貫して使い続け効果を実感しております。低コストでのスモールスタートも可能なので、現在手作業で交通費精算作業を行っている会社であれば、規模にかかわらず導入の効果を実感できるのではないでしょうか。業務効率化を推進するプロダクトを取り扱う弊社にとって、こうした自社内の生産性向上を実現する仕組みを取り入れることは必然であり、これからも魅力的なサービス、ソリューションがあれば、どんどん採り入れていきたいと思っています。」