労務管理をIT化し業務負担を軽減

弊社は、生活の基盤となる「水まわりの快適化」と「水資源の効率利用」を促進するにあたり、社員一同が、時代の変化に対応するため、知識技術を身につけ頑張っております。また、水廻りのことだけではなく、私たちのわかることは何でも、出来る限りお答えさせていただいております。

【課題】労働時間管理が煩雑だった

IT導入以前は、勤怠を紙の出勤簿で管理しており、そこから給与計算、有給残存期間などを計算していました。その為、非常に時間がとられてしまうのと、法令の改正に伴う最低賃金の変更等を見落としがちでした。事務員と作業員の労働能率向上のため、改善方法がないか探していました。

【導入】「Money Forward」を導入

スタッフの負担を減らすべく、「Money Forward」を導入しました。スマホのアプリでの出退勤、オンライン上の出勤簿から自動で給与計算、さらには有給管理まで自動で管理できるシステムです。年々変わる最低賃金もお知らせしてくれるので、ストレスなく業務を遂行することができています。

ほかにもツールを検討していましたが、コスト面や使い勝手の良さなど、「Money Forward」は弊社にとってメリットが多く、従業員ともども助かっています。用途に合わせて細かなカスタマイズもできるので、さまざまな業務に応用できるところも魅力です。

【効果】労務管理業務を大幅カット

これまでスタッフが時間をかけて対応していたプロセスが全て、フォームに情報を入力するだけで完了できるようになりました。スタッフがアプリ上から出勤／退勤ボタンを押すと管理画面に反映され、出退勤の時刻が記録されます。残業があれば残業時間が表示されるため、わざわざ計算する手間が省けました。

毎月の出勤簿から残業代の計算まで実施できるので、賃金計算の時間を毎月3時間ほど短縮することに成功しています。その為、賃金計算に費やしていた時間をほかの業務に充てることができ、残業時間を削減し、さらには有給を取りやすくもなりました。

出勤簿のデータを活用し、ムダな残業をしていないか目で見て判断できるようになったことで、業務改善活動も頻繁に行われるようになりました。

【展望】さらなるIT導入で利益UP

今回初めてIT導入をしてみて、他の業務もIT化できるのではないかと考えています。
請求書の処理などは、今話題のRPAというシステムを導入したら労働時間を短縮できるのではないかなど、社員同士で積極的に調べています。

これまでオフラインで行なっていた業務をオンラインに移行すると、さまざまな記録がデータとして残ります。データを分析すれば、さらなる業務改善が可能になると思います。業務改善によって生まれた時間を有効活用し、利用者の方々により価値のあるサービスを提供していきたいと考えています。