増員に伴う勤怠管理のために勤怠管理システムを導入

【課題】勤怠の管理以外にも時間をとられていた

当初はアナログで勤怠の管理を行っていました。スタッフは少なかったのでイレギュラーな対応も少なく、問題なく進んでおりました。しかし、給与計算時や書類提出の際には少なからず書類を作成する必要があります。業務もタイトになり寸暇を惜しむ状況での事務作業は、事業の生産性を下げる事にもつながっていました。

【導入】勤怠管理システム「OFFICE CLOCK」の導入

システムの導入となると敷居の高いイメージもありました。自社での運用に向いているできるだけシンプルなシステムを探していたところ、OH MY GOD 合同会社の「OFFICE CLOCK」を導入することになりました。LINEとの連動でスタッフの手元で出退勤の打刻ができるところと取り扱いやすさ、加えて一定人数以内であれば無償で利用でき、カスタマイズもできるので導入することにしました。
当初は戸惑う部分もありましたが、扱い慣れればその戸惑いは一切感じられず、スムーズに勤怠管理を行うことができました。勤怠を個人のLINEと連動させるためにスタッフの許可を得て、問題なくシステムの導入に至りました。LINEを使っていないスタッフもいましたが、その場合はパソコンで勤怠の打刻をすることで問題無くシステム運用ができました。

【効果】

勤怠管理を行う上で最初に各個人の基本設定を行いましたが、それ以外の部分で手間は一切かかりません。各スタッフが個別に出退勤時に打刻をするだけで記録され、月末に勤務時間から給与計算まで一通りの事は済んでおり、書類やデータの提出の際もボタン一つでほぼ済むので時間短縮に大変役立っています。数か月前の出退勤状況の確認などもスムーズに行うことができ、今までのアナログな方式と比べ、勤怠管理の時間が10分の1以下に短縮されています。

【展望】

システムの導入により無駄な時間を省き、より生産性のある時間を生み出すことができます。当然なのですが、非効率な作業の時間は自身が思う以上に多くあります。システムの導入を当然だと思っていましたが、既にあるものを活用していると非効率な時間があることに気づかない部分も多くあるので、システム導入は検討するだけでも意義のあるものだと思います。