名刺管理ソフトの活用で、業務負担を軽減

Link International株式会社は、お客様の多様なビジネスに合わせた幅広いコンサルティングサービスを提供しています。
中小企業からグローバル企業に至るまで、お客様のビジネスを成功に導くお手伝いをしております。

【課題】名刺の整理が追い付かず、有効活用できていない

プロジェクト毎に関係する会社、団体、人が異なるため、日々様々な方々にお会いさせていただいており、ありがたいことにお付き合いの輪が広がり、どんどん頂戴した名刺が増えていきます。
頂いた名刺はいろいろな活用の仕方があるのは分かっていますが、なかなかデータ入力をして管理する事が難しく、整理には手間がかかるため、紙の名刺のまま保管しておりました。名刺がデータ化されていないためにあまり活用できておりませんでした。
過去に受け取った名刺は社内に保管しており、外出先で参照することができません。増え続ける名刺を自分で入力することも負担が大きくなっていました。

【導入】名刺管理アプリケーション「Eight」を導入

この課題は名刺管理アプリケーション「Eight」を導入することで解決しました。
「Eight」は、名刺データの入力は不要で、名刺をスマートフォンで撮影するだけでデータ化することが可能です。また、専用のスキャナーを利用することで、一度に100枚ほどの名刺をデータ化することも可能です。
精度が高く、導入もアプリをダウンロードするだけという点も活用しやすいです。

【効果】管理業務の負担が大幅カットでき、使いやすい

会社名や氏名、役職等で検索できるため、必要なデータをすぐに見つけることができるようになりました。パソコンでもスマートフォンでもアクセスできることに加えて、管理しやすいように独自の編集も可能です。
スマートフォンの電話帳ともリンクするため、電話をかけたり、メールを送信することも簡単に出来ます。

導入後、過去にいただいた名刺もすべてデータ化したため、仕事の幅が格段に広がりました。

【展望】さらなる業務改善を試みる

今回業務管理用のアプリを利用したことをきっかけに、現在様々なツールを試しています。これまでオフラインで行なっていた業務をオンラインに移行したり、FAXをメールでPDFにて届くように変更したりしました。
さらなる業務改善を試み、業務改善によって生まれた時間を有効活用し、ビジネスや新しいチャレンジに繋げていきたいと考えています。