オンラインストレージを活用し令和仕様へ

前会社より事業部ごと移動しての設立の為、1978年より事業は行っており、元々はビルメンテナンスが主要業務でした。1995年頃からビルメンテナンス業務の一環として、イベントや展示会会場での清掃を行うようになり、今は主要事業としてイベント業を行っております。
業務がフィールドワーク系という事もあり、以前は、施工図等の資料でスタッフと共有するには事前に事務所で印刷して人数分用意しておりました。ただ、現場に着いてから修正が入ったり加筆されたりという事が度々起きていて、その度に現場監督が手書きで修正し、スタッフに伝えるという事が日常的に起きていました。昔ながらのやり方を踏襲しながら行っていましたが、世間のIT化が進むにつれ弊社も導入の流れに踏み切りました。

【課題】紙媒体では十分に情報共有できない　

弊社はビルメンテナンス、イベント企画制作の事業を展開しています。その為、社員にビル構造やイベントの資料を作成し、配布する必要があります。以前は紙媒体の資料を用いて社員に情報共有していました。コピー機の数も限られており、全社員分の紙資料を準備、配布することは大変手間がかかります。資料への追記と修正は、「修正」→「再印刷」→「再配布」の流れで行っていた為、更に手間がかかります。
必然的に資料が莫大な量になることで、社員の認識にもずれが生じてしまうのではないかと考えるようになりました。そこで、正確かつ円滑に社員へ情報共有する新たな方法を模索し始めました。

【導入】オンラインストレージ導入開始

簡易的な資料整理と全社員が確実に確認する為に、オンラインストレージを活用し始めました。このツールを用いる理由は複数人が同時に会話出来る機能が搭載されているからです。今回採用したツールを利用することで、1つのトークルームにデジタル資料を送信すれば、トークルームに入っている社員は資料をダウンロードし、確認することができます。このことから、今までの紙資料を直接配布するスタイルからオンラインに切り替えることにより、効率化を図ることができると考えました。
弊社にとってこのツールは、紙のコストと資料の作成時間を大幅に減らすツールとして活躍しています。オンラインストレージでの情報管理によって、自然と資料の量が減りました。また、これまで資料の加筆修正を手書きで行っていましたが、オンライン上で行えるようになったことで、修正から配布の手間が省け、リアルタイムで資料の変更点などの情報が相互に確認出来るようになりました。

【効果】デジタル化により業務の効率が大幅アップ

デジタル資料を導入したことで、資料印刷から配布、修正までの過程を効率良く行うことができるようになりました。以前は、資料印刷や不備がないかチェックに15分程度時間を費やしていました。しかし今となっては紙面への印刷の必要は全くありません。資料を社員に配布する時間も、15分～30分程度カットすることが出来ており、更には印刷コストも削減できています。資料配布は完成させた資料をグループチャットに送信することのみとなっています。手渡しでは渡し忘れが起こり得ますが、グループチャット機能を使うことで確実に全社員に資料を配布できます。毎回用意した紙全てに行われていた加筆修正も、1回の修正とアナウンスだけで済むようになりました。
よりスピード感がある形で情報共有が行われるようになったため、余裕を持ちながら不安なく作業にも集中できるようになっています。業務の効率化によって生まれた時間は、他の業務を進める時間として使っています。また、資料配布にグループチャット機能を用いた所、社員が意見をチャットルームに書き込むことも増えました。対面では伝えづらい事もオンラインチャットでは伝えやすくなっている事が実感できるため、これからも社員の意見が次々と出てくることが期待できます。
オンラインストレージは業務の効率だけでなく、社員の居心地の良さまで向上させているようで、社内でも非常に好評です。

【展望】オンラインストレージで業務の精度とスピードを向上させていく

新たにオンラインストレージを導入しましたが、まだまだアナログツールに頼っているところがあります。実際に取り入れてみて、ITによる現場の効率化やデジタル資料の利便性に気づくことができました。今まで効率が悪かった業務も、オンラインストレージのおかげで業務改善が成されました。この気付きから、オンラインストレージに留まらずデジタル化を推奨させて積極的に活用していきます。
また、今後は業務改善により生まれた時間の有効化を目指します。令和仕様のビジネススタイルとして、古き良きモノは残し、新たな息吹を取り入れ、当社の質をアップデートし続けていこうと考えています。