シェアオフィスの予約管理を無人化して業務負担を軽減

Startup Lab Lagoonは沖縄県沖縄市にあるテレワーク施設です。沖縄市からの委託を受けて運営しており、起業の相談窓口や人材支援などを中心として、幅広い利用者の方にご利用いただいております。施設1階のコワーキングスペースは誰でも無料で利用可能です。スタートアップ、フリーランスから会社員まで、さまざまな方がコワーキングスペースを利用しています。Lagoonでは定期的にイベントも開催しており、施設を通じてさまざまな人と交流できるのも魅力です。利用者数は月1,000人程度、年間にして1.2万人程度です。コロナ禍で一時期は閉館していたのですが、閉館中はオンラインイベントで全国へと情報を発信していました。オンラインイベントがきっかけにもなり、現在は沖縄県外からも多くの人が当施設を訪れてくれています。

【課題】シェアオフィスの予約対応に時間をとられていた

当施設の2階部分では、会員制のシェアオフィスを提供しています。IT導入以前は、シェアオフィスの会議室やオンラインミーティングルームの予約にあたり、個別にスタッフが直接対応をしていました。しかしスタッフの直接対応には、時間や手間、そしてコストもかかります。それに加え、施設が2階建てであるため、予約対応のために都度行き来することも時間ロスにつながっていました。そこで、予約管理におけるスタッフの負担を軽減するため、何か新しいツールを導入したいと考えるようになりました。

【導入】シェアオフィスの予約管理に「Bookings」を導入

スタッフの予約対応の負担を減らすべく、Microsoftの「Bookings」を導入しました。「Bookings」はオンライン上で予約管理ができるシステムです。「Bookings」の導入を決めたきっかけは、2階のシェアオフィスにMicrosoftのアジュールベース（クラウドプラットフォーム）がオープンしたことです。Microsoftのさまざまなソフトを導入していく流れの中で、「Bookings」も試すことになりました。他にも予約管理ツールはいくつか検討してはいたのですが、コスト面や使い勝手の面で最も弊社に適していると感じたのが「Bookings」でした。
「Bookings」を通じて利用者がフォームに情報を入力すると、自動で予約を受け付けることができます。利用者に入力された予約情報は管理画面上のスケジュールに表示されるので、誰がどの時間帯を予約しているかが一目瞭然です。用途に合わせて細かなカスタマイズもできるので、さまざまな業務に応用することができるところも魅力です。

【効果】予約管理の無人化で業務の負担が大幅にカット

「Bookings」を導入したことで、シェアオフィスの予約管理を無人化することができました。これまでスタッフが時間をかけて対応していたプロセスが全て、利用者がフォームに情報を入力するだけで完了するようになりました。スタッフが予約を受け付け、情報を入力する方式だと、1回の予約で5〜10分程度の時間がとられます。そこに予約変更が入ると、なおさら手間になります。一度入力したものをデリートして、再度入力し直すという作業を実行する間にミスが起きたりする可能性もあります。

予約管理を無人化したことで、業務の生産性が向上しました。「Bookings」の導入で、時間的なコストは大幅に削減されたと考えています。具体的には、月10時間程度の時間削減につながっています。削減できた時間を別の業務に充てられるようになったのが大きな恩恵です。「Bookings」による予約管理はお客さんからも反響があり、「どうやってやるの？」「うちでも導入したい」という声をいただくことがあるほどです。また、「Bookings」の導入で、精算業務も簡略化されました。「Bookings」を導入する以前まで、シェアオフィスの利用料金はその都度精算を行なっていました。しかし「Bookings」には、利用データが120日間残ります。利用データを活用し、今までご利用の都度請求していた精算を月1回の請求書発行に切り替えたのです。スタッフの負担が減ったのはもちろん、利用者様側にも精算が楽になったとお喜びいただいております。

【展望】業務のオンライン化でより価値のあるサービスを提供していく

2階のシェアオフィスにMicrosoftのアジュールベースがオープンしたのをきっかけに、現在Microsoftのさまざまなツールを試しています。Microsoftのツールはツール同士の互換性が高いので、今後も積極的に活用していきたいです。これまでオフラインで行なっていた業務をオンラインに移行すると、さまざまな記録がデータとして残ります。データを分析すれば、さらなる業務改善が可能です。業務改善によって生まれた時間を有効活用し、利用者の方々により価値のあるサービスを提供していきたいと考えています。