ITを活用して情報共有スピードを加速、シームレスな業務を実現

弊社のモットーは「働く人の健康づくり・体力づくり」です。企業様や健康組合様、労働組合様などに対し、運動指導や食事指導、心身の休養に関する企画や活動をお手伝いさせていただいています。弊社の強みは、クライアントのさまざまな要望に対し、企画をカスタマイズできる点です。個々の状況に応じた細かなアドバイスも提供できます。取引先は、製造業の会社が中心です。製造現場で働く皆様の中には、腰痛や肩こり、ひざ痛などの慢性的な疲労を抱えている方も見受けられます。こうした日頃の業務で疲労を抱えている方には、疲労回復を目的としたストレッチ指導が好評です。

【課題】情報共有のスピードに課題があった

弊社は愛知県に本社を置いていますが、栃木県にも1つ営業所を構えています。本社と営業所間で情報共有が上手くいかないという課題がありました。加えて営業担当が外出した際、彼らが社内の情報にアクセスできないのも問題でした。こうした問題が原因となり、商談中に情報共有ができていないために、再訪問や返答の遅延につながっていたことがありました。情報共有の回線がないがために、仕事のスピーディーさが欠けていたのです。

【導入】ビートアクセスとZoomを活用し業務改善

IT導入にあたっては、富士ゼロックス株式会社様にシステムの相談をさせていただきました。そこで提案いただいたのが「beat-access」と「Zoom」です。「Zoom」は、オンライン会議を実施するためのビデオチャットサービスです。ネット環境さえあれば簡単に会議をすることが可能です。ビデオチャットサービスに関しては同様のツールが多くあるため比較検討をしましたが、利用者が多かった点と、導入費が特にかからない点が最終的な決め手となりました。
「beat-access」と「Zoom」を導入するにあたり、導入初期には不安はあったものの、実際に導入してからは特に大きな障害や業務上のトラブルはありませんでした。両者ともに設定すれば比較的簡単に使えるツールだと思います。もちろんまだ使えていない機能や、有効活用できていない部分もあるので、現在のところは調べながら使っている状態です。

【効果】情報共有のタイムラグがなくなり、商談もオンライン化

「beat-access」を導入したことで、情報共有のタイムラグがなくなりました。「beat-access」は外部から社内の情報へとアクセスできるサービスで、PC・スマホ・タブレットなどを使い、社内のファイルサーバーや業務システムなどを利用することができます。例えば営業の人が社外からサーバにアクセスし価格リストなどの情報を受け取ることも容易です。それを社員間で活用することで情報共有がスムーズになりました。これまでは「その話は知らなかった」という営業管理上の話や、「これはどうすればよいですか」といったサービス情報などに関して質問や業務上の行き違いがあったのですが、こうした問題が解決できたことは大きな変化だと感じています。さらに遠隔会議ツールの活用により、以前よりもオンラインでの商談も増やすことができました。わざわざお客様のところに訪問する必要がなくなったのは、お互いにとってメリットだと思います。加えて、オンラインのビデオチャットツールは、社外のお客様に対してだけでなく、社員同士のコミュニケーションや、コロナ禍で推進されているテレワークにも役立っています。

【展望】遠隔地のお客様もカバーできるよう業務拡大

今のところ、関東・中部地方以外の遠隔地にはなかなか足を運べないのが現状です。今後は遠隔地にあるお客様に対してもオンラインでセミナーを実施するなどし、業務を拡大していきたいと考えています。以前は、対面での営業やサービスが前提であったため、営業所の所在地によってマーケットが限定されていました。しかしこれらのツールを使えば、今後マーケットは拡がっていく可能性を感じています。これは弊社に限ったことではありません。日本のピンチである新型コロナの影響を逆手にとって、オンライン営業やオンラインセミナーで地理的足かせから自由になることができるのです。ITの力を使って、今後も会社の様々な改革に取り組んでいきたいと考えています。