会社の成長とスタッフの幸せを実現するIT導入

弊社は、三軒茶屋にて小売業を行っている会社です。創業以来、地域の方々を中心にご愛顧いただいております。弊社のビジョンは「いつもいつまでも美しく華やかに輝いていたい、そして可愛らしくありたい」という、女性ならではの思いを応援するというものです。私は現在インナーウェア事業の責任者を担当していますが、そのほか介護事業、化粧品事業など、弊社では数々のことを手掛けています。
弊社の強みは、60年を超える歴史の中で積み上げてきたお客様からの信頼や、取引先との強固なつながりです。また、これまでバブルの崩壊、リーマンショック、震災、コロナ禍など、さまざまな外的要因による市場の変化に見舞われながらも、柔軟に対応してきた実績がございます。
インナーウェア事業では2003年からECサイトも立ち上げ、実店舗とネット通販という2軸で運営しております。楽天モールでは7回のショップオブザイヤーに選ばれました。

【課題】ネット通販事業が好調につき、手作業の限界を感じた

2003年当時はまだ電話回線のパソコンが主流であるような時代で、ネット通販というものがあまり普及していませんでした。そのため、弊社でのネット通販関係の管理もかなりアナログな方法でした。例えば、楽天のシステムからの通知が届いて初めてどの商品の在庫が切れたのかを把握し、それをどれくらい発注するか紙に書き、スタッフに渡すという流れで在庫管理を行っていました。しかし、サイズやカラーまでも加味すると膨大な数の商品を扱っているため、商品数が充実すればするほど全体の在庫状況の把握が難しくなり、管理方法を見直す必要があると感じるようになりました。また、送り状についても手書きで作成していましたが、出荷数の増加に伴い、徐々に作業が追いつかなくなっていきました。

【導入】知識ゼロでも安心のサポート体制、スタッフと一緒に活用方法を考えた

私を含め弊社のスタッフはITに関する知識がなかったので、同業者の方やベンダーの方などにアドバイスをいただき、弊社が抱える課題を解決する方法を探しました。そして在庫管理システムの「ネクストエンジン」にたどり着きました。こちらは楽天に出展している店舗さんが自ら開発したシステムだということを知り、運用についてもユーザー目線で使いやすいだろうと考えて導入を決めました。SKU（受発注や在庫管理の最小単位）と言われても、言葉の意味すらわからなかった私共にとって、システムを導入することはハードルが高かったのですが、コンサルタントの方から手厚いサポートを受けることができ、大変助かりました。操作に慣れるまでは戸惑うこともありましたが、少しずつルールを整備していきました。
新たなシステムの導入に関して、多少抵抗を感じている様子のスタッフもいたのが正直なところです。だからこそ、責任者である私がスタッフの意見に耳を傾けながら、どうしたら使いやすくなるかを一緒に考え、少しずつ浸透していくように働きかけました。

【効果】速度と正確性を手にして出荷数が大幅飛躍、売上も13倍に

在庫管理システムの導入により、作業効率が格段に向上しました。例えば、送り状の準備にかかる時間がかなり削減され、スピーディーに、そしてトラブルなく出荷準備ができるようになりました。
これによって、スタッフの負担の削減、出荷量の大幅アップに成功しました。システム導入以前は作業が20時くらいまで掛かって月200件程度しか出荷ができませんでしたが、その数は年々伸びていき、2021年に販売した福袋については1日4,955件の出荷を完了することができました。昨年の最高記録は1日3,800件でしたので、システム導入してから10年以上経ってもなお、伸び続けています。システムのカスタマイズを繰り返し、また、システムでできる範囲に作業内容を合わせたというのが大きな理由だと考えています。また、売上についても、2009年と比べると13倍ほどに伸びました。

【展望】システム導入でスタッフが幸せに暮らせる会社の在り方を追求する

在庫管理や受注のシステム導入をしても、長期休み明けなどで受注数が溜まってしまうと、どうしても人員を投入しなければいけません。そこで今後は、RPA（Robotic Process Automation：ロボティクスプロセスオートメーション）を導入して単純作業を自動化し、私たち人間は創造力を使ってできる仕事に集中して取り組める環境を作りたいと考えています。
今の人員体制の中で、残業をせず、土日祭日も休めて、有給も取得できるという環境を作りながら会社を伸ばすには、IT活用が必須であると考えます。会社が伸びないとスタッフが幸せに暮らせないと思うのです。「このシステムを入れたから完璧」というのはありませんから、成し遂げたい目的を明確にし、そのための手段としてどんな仕組みを導入したらいいか、そのときの課題に合わせて考えていく必要があると思っています。