IT活用で社員の業務負担を軽減

弊社は西華産業株式会社の100%子会社として、9年前に設立した企業です。親会社である西華産業とは取り扱っている業務領域が異なることから独立しました。弊社では国内はもちろん、海外で生産された計測機器まで取り扱っており、大学や官庁の研究機関をはじめ、民間企業では自動車、重工業、造船、建築などの領域に対して製品を納品しています。強みとしては、お客様の需要に合わせて製品のアレンジを行えること、或いは仕様の段階からお客様のニーズに合わせるテーラーメイド的な製作を行えることです。例えば自動車会社では、走行中の自動車の周囲のエアロダイナミクスに関して計測を行うことがあります。この計測には、既存の計測機器では計測できない領域が幾つかあります。このような場合でも弊社では、クライアント様が計測したい内容に適した製品アレンジ・製作を行うことができます。

【課題】社員数が少なく、管理業務の負担を削減する必要があった

日本国内においては自動車・重工業・造船・建築領域の大手企業を中心として、弊社製品を多くの企業に納品しています。そのため社員の多くは営業活動や、製品の調整などに多くの時間を割く必要があります。このような中で、会社の運営に必要不可欠であるバックオフィス業務のために多くの時間がとられてしまうことは、従業員にとって大きな負担でした。会社を経営するために必要な広範な業務を行ううえで、多くの会社では、経理なら経理の専門的知識や資格を持つ人を雇うなどして人数を増やすとか、コストをかけて様々な問題に対処すると思います。しかしながら親会社である西華産業とは異なり、設立当初の弊社には沢山の従業員を雇うほどの資金的な体力はありませんでした。

【導入】移動中などの隙間時間を活用できるアプリを導入

大きなコストをかけずに業務効率化を図れないかと考える中で、アプリの導入を行うことを考えました。会社の設立当時、例えば経理については紙ベースで管理をしており、社員は毎日営業先から会社に戻って作業をしなくてはなりませんでした。そこで、外出先でも作業ができるように経費精算アプリ「楽楽精算」を導入しました。このアプリはスマートフォンにインストールすることで、移動中の隙間時間にも経費精算が可能です。また、スマートフォンという日頃から慣れ親しんだデバイスで操作ができるので、社員たちは特別なレクチャーなどを必要とせず、導入したその日から活用することができました。

【効果】ユーザーフレンドリーなアプリが、会社のIT化を促進する

隙間時間に経費精算が可能となったことにより、営業職の社員が営業活動に専念できるなど、業務効率の向上に成功しました。もともと従業員の管理部門業務についてコストをかけずに効率化することを目的としており、現在では全社員に対して管理部門の割合が10%未満と、十分に目的を達成できたと感じています。導入前にはアプリを導入することが、これ程大きな効果を生み出すとは考えてもいなかったので、この結果にはとても驚きました。加えて予想していなかった効果として、今回の「楽楽精算」の導入により社員のITへの心理的障壁が取り払われ、現在では他にも業務を効率化できるITはないかと考える社風が作られました。会社のIT化を促進させるという観点からも、スマートフォンで操作できるITアプリの導入は効果的であったと感じています。実際に管理業務以外でも、これまではクライアントの計測を実施する際にはデジタルカメラを現場に持参し、撮影したデータをオフィスに持ち帰って分析してクライアントに送る、という作業が発生していたのが、現在では現場でスマートフォンを活用し、その場で計測から分析、クライアントへの共有までを行っています。
ITは我々が考えていたよりもずっと簡単で便利なものであると分かったことで、社員がIT活用に対して前向きになったことも成果として挙げられます。

【展望】ITでコロナ禍の営業に活路を

「楽楽精算」の導入を通じて、１つのアプリで業務効率化や人的コストの削減などを期待できることが分かりました。現在、営業に関わる業務でもIT化を進めており、コロナ禍で対面営業が難しい現状を打破しようと考えています。ITツールを利用して営業を行うことができれば、新型コロナの感染リスクを最小限に抑えながら、これまでと同じように営業活動を行うことも可能だと考えています。そのため今後も活用方法を考え続けていきたいと思います。
このように、ITツールを活用することは様々な可能性に満ちたことだと考えています。難しそうに感じたり、手の届かないもののように思ってしまうこともあるかもしれませんが、多くの企業で導入するようなITはもっと身近で、我々の業務を効率的に改善してくれるものです。今後もITツールの活用によって、各種業務の効率化を図っていきたいです。