IT導入でバックオフィスを効率化、生産性もアップ

弊社は1960年の創業以来、熱帯魚や関連商品の「販売」、水槽や水景設備の「デザイン・設計・施工」、そして万全のアフターフォローを提供する「メンテナンス」という三つの事業を柱に成長を遂げてきました。デザインからメンテナンスまでをトータルで提供できることが強みであり、知名度のある首都圏の水族館や動物園をはじめ、大手ゼネコンの各社からもご依頼をいただいています。例えば、水族館内の一区画をデザインからメンテナンスまで全て担当することや、大型商業施設内に滝などの水景設備を導入しつつ、防水工事までを行うなど、競争優位ともいえる一貫したサービスの提供が可能です。お客様には大変満足していただいており、業績も右肩上がりに推移しています。

【課題】事業の拡大とともにバックオフィス業務が追い付かなくなっていた

私が社長に就任した当時、バックオフィス業務が円滑に進められていないことが大きな課題でした。バックオフィスとは、経理など事務関連の業務を担う部門のことを指しています。企業の規模は大きくありませんが、事業全体が着々と拡大していることもあり、経営の中核を担う経理部門の対応に遅延が生じることは組織にとって大きなダメージです。また、アナログの管理体制ではマンパワー不足に陥ってしまうという懸念もありました。そこで、バックオフィスが抱える課題の解決策として、SaaS型のクラウド会計ソフト 「freee（フリー）」を導入しました。導入後は、経理などの業務が非常に効率よく進み、生産性も向上したため、「freee（フリー）」と同じシリーズである、人事労務管理に関するクラウドソフト「人事労務freee」 も導入し、勤怠管理から給与計算に関する効率を改善することができました。このようにして社内のIT化は順調に進んでいましたが、業務量がさらに増えてくると進捗管理が難しくなり、バックオフィス業務の全体像を把握し管理することができなくなってしまいました。こうした状況の中で、IT経営簡易診断というサービスがあることを知り、是非お願いしようと考えました。

【導入】ワークフローの可視化によって課題をあぶり出す

IT経営簡易診断を受けたところ、ワークフローが決められていない点をITコーディネータの方からご指摘いただきました。業務を簡素化するためにも、まずはワークフローを書き出すことになりましたが、あらゆる仕事を書き出す中で予期していなかった問題点が見つかりました。業務を簡素化することを目的としていたにもかかわらず、より多くの問題が発見されたことに、当初は戸惑いました。しかし結果的には、新たに発見された問題を整理し、全体の業務からそれらを確認することによって、複数ある問題に優先順位をつけ、効果的に業務の簡素化がはかれたと感じています。
最も簡素化できる業務として浮き彫りになったのは受発注業務です。これまではワークフローが確立されていない上に、発注書や請求書のフォーマットも決まっておらず、受発注のたびに各担当者がどのように対応するかを考える必要がありました。そこで、受発注業務や請求管理などをサポートする業務・経営管理ツール「board（ボード）」とタスク管理ツール「Trello（トレロ）」を導入することになりました。

【効果】既存のクラウドシステムとの連携により業務効率・生産性が向上

「board」を導入して良かった点は、今まで各部門によって異なっていた見積書や請求書などのフォーマット化が実現し、一連の作業や手続きが統一化され、業務全体の効率化が格段に進んだことです。他にも、見積書・発注書・納品書・請求書・領収書などの帳票類をすべて出力できるという点にも満足しています。さらに、既に導入している「freee」と連携しているところも私たちにとって好都合でした。例えば、請求書を「board」で発行すると、自動的に「freee」へ売上や取引状況が連携されるという具合です。シームレスな操作性でストレスも全くありません。
また、タスク管理ツールの「Trello」を導入し、社員たちの業務進捗が見える化されたことで、コミュニケーションコストが大幅に軽減されました。タスクを書き込んだ付箋紙をホワイトボードなどに貼っていく感覚で、画面上のタスクカードをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に利用できます。パソコンのアプリなどに慣れていない従業員でも負担感なく始められるところが魅力だと感じました。今では「Trello」さえ見れば、社員一人ひとりが今どのような状態なのかがひと目で分かるので、共有漏れや報告ミスなどが無くなりました。

【展望】ＩＴ活用を通してアナログ作業から脱却

ＩＴを導入する前と後では、事務作業にかかっていた時間が半分以下に短縮しました。これは、生産性の向上だけではなく現場社員のストレス軽減にも繋がっています。今後の新たな方策としては、勤怠管理システムの導入を検討しています。現代は、紙のタイムカードではなく、スマホやICカードで勤怠管理ができる時代です。「freee」とシームレスに連携できる勤怠管理システムも登場しているので、社内全体で導入できるように進めていきたいと思います。またメンテナンス部門では、保守点検の報告書を手書きで作成している状態なので、これらのアナログ作業もタブレット端末を利用したIT化にシフトしていきたいと考えています。