マイペースに、一歩ずつ、IT化

弊社が主要事業として制作している建具は、障子やふすま、窓、扉などの空間を仕切るための可動部分と、それを支える枠などを指します。基本的にオーダーを受けてから受注生産となるため、お客様のご要望に柔軟に応えることができます。他社では見ないような特殊な技術を用いており、耐久性等を通常のものより強化することや、複雑な形状の成形も可能です。最近では千葉県庁と協働して、千葉県の地域資源である木材を活用した名刺や、業界で初めての木製パーテーションポールを製作しています。

【課題】ITに明るい社員がいなかったため、何から取り掛かればよいか分からなかった

使用していたPCソフトのサポート終了を契機に、セキュリティをどのようにするか、これまで複数のアプリを用いて管理していた会計システムの引継ぎはどのように行うのかなど、同時に多くの課題が噴出しました。そこに、コロナの感染拡大の影響による売上減少という大きな壁にぶつかりました。これらの効果的な解決方法を探り、優先順位をつけてすすめていく必要がありました。しかし、ITの知識に詳しい社員がいなかったために、ITベンダーの提供するサービスについて、どのような違いがあるのかさえ分からない始末でした。

【導入】IT経営簡易診断により、やるべきことが明確になった

分からないからと足踏みしているより、まずは、以前から気になっていたIT経営簡易診断を受けてみようと思いました。実際に相談をしたところ、予算が限られているという弊社の状況などを踏まえた上で、第一にIT導入の基盤を整備するべきだということでご指導をいただきました。まず、サポートが終了してしまうソフトウェアの更新と新しいPCの購入、それに合わせたセキュリティの選定です。コンサルティングを受ける中で、東京五輪に向けて日本を対象としたサイバー攻撃が増加するという話を伺いました。実際に2016年に開かれたリオデジャネイロ五輪でも、五輪関係のサイトはもちろんのこと、国内の様々な企業のウェブサイト等に対してDDoS攻撃や、情報の窃取があったそうです。まさかこのような問題に弊社が関係するとは考えてもいなかったのですが、早期にプロに相談をして教えていただけて良かったと思います。まだまだITを活用できているという段階ではありませんが、刷新したPCとセキュリティをもとに、これから本格的なIT導入を行いたいと考えています。

＊DDoS攻撃…Distributed Denial of Service attackの略称。不正に乗っ取った複数のコンピューターのIPを利用して対象のウェブサイトにアクセスを行い、サイトへのアクセスが困難な状態とすること。

【効果】導入すべきITツールの優先順位を決定できた

可能な限りIT導入に予算を振り分けたいと考えていましたが、無料でコンサルティングを受けることができるIT経営簡易診断は、弊社にとって最適な支援でした。実際の相談では、会計ソフトの引継ぎはPCの変更と同時にできることなどが分かり、洗い出した課題のそれぞれのポイントに対して論理的な説明をしていただくことで、深い納得感も得ることができたと感じています。相談する前は、会計ソフトをはじめとするバックオフィス業務を一本化すべきではないかとか、そもそもIT人材を育成すべきではないか、などと考えていました。しかし、専門家さんとの3回の面談を通して、解決すべき課題の優先順位を決定することができました。詳しくお話を聞けたことで、想像していたよりもIT活用は難しいものではないということも分かり、今後の導入にあたっての道筋が見えてきたように思います。

【展望】IT導入による業務効率化と人材育成の並走を目指す

もともと弊社では、ITを活用することで、バックオフィス業務の効率化を目指していました。しかし、会計業務を例にとってみても、連携していない複数のツールを使用しているなど、まだまだ非効率的な部分があります。今後、段階的にこのような業務の効率化を図っていくとともに、さらに最適化を行うことができるIT人材を育成、あるいは採用していきたいと思っています。また今回相談したことでやるべきことの道筋が見えているため、焦ることなく長期的にIT化を進めていけるのではないかと感じています。最終的には社内業務にとどまらず、弊社の木製製品とIT技術の融合を実現し、例えばコロナ対策に貢献できる製品を開発することなどができれば、より競争力のある企業として成長できるのではないかと考えています。