クラウドサービスの導入で、管理業務の 効率化を目指す

弊社は、2010年から自家焙煎したスペシャルティコーヒーを提供するお店として、錦糸町駅北口の本店と南口のパルコ店の2店舗で運営しております。厳選したコーヒー豆を丁寧に焙煎し、東京都の伝統工芸品でもある江戸切子のカップで提供しています。2020年12月で開店10年を迎えます。喫茶店の他に、コーヒー関連商品の卸売り、ネットショップでの販売も実施しております。

【課題】業務拡大による従業員の増加で管理に時間がかかっていた

店舗の拡大やネットショップの開始に伴って従業員が増加し、事務作業の負担が大きくなっていきました。給与計算はもちろん、シフト作成などの人員管理に時間をとられるようになったのです。毎月の締め日や決算の時期には、徹夜で作業をするような状態でした。このような状態が続いたため、ITを使ってなんとか解決できないかと考えるようになっていきました。

【導入】丁寧な提案により不安が解消され、導入に向けて進んでいる

IT経営簡易診断を受ける前は、ITに対する理解が少なかったので、特にコスト面や運用面などに不安を持っていました。しかしIT経営簡易診断を受けたところ、専門家の方が一つひとつ丁寧に悩みを聞いてくださったうえで、課題を整理・IT活用の可能性を提案してくださいました。例えば、ITツールを使って勤怠やシフトを管理するための方法や、アプリによるポイントカードの簡素化などです。アドバイスをいただき、不安も解消しました。現在、IT活用に向けた準備を進めています。

【効果】新たな課題にも対応できる知見を獲得

相談する中で、IT化に加えて新たな課題が見えてきました。これまでの非効率的な業務によって、人員管理以外のお客様へのサービスに関わる業務にかける時間が少なくなってしまっていたことなどです。IT経営簡易診断を通して、IT導入はそれほど難しい事ではないことが分かりました。導入実現のための後押しもしていただき、受けて良かったと思っております。新たに見えてきた課題にも対処すべく、例えば給与管理システムとして「ジョブカン」「弥生給与」などを現在検討しており、このようにIT活用に力を入れて取り組んでいきたいと考えています。

【展望】管理業務を 効率化し、余力を新しいことに向けていく

今後の新しい挑戦のためにも、弊社に適したITの活用をしながら業務を改善していきたいと思っています。シフト、勤怠管理、経理など今まで負担だった業務を効率化することにより 、新たに生まれた余力を未来への事業に向けていきます。新型コロナの影響による売上減少など、今の大変な状況の中で生き残るためにも、IT導入を積極的に検討していきたいと考えています。

【支援者の紹介】経営課題・業務課題を含めた全体の視点から考えることで、ITアプリの効果を最大化する

山本さん「すみだ珈琲さまには、中小機構の『IT経営簡易診断』で三回の面談を行いました。この簡易診断の目的は、特定のアプリケーション導入だけでなく、経営課題、業務課題を全体の最適な視点から洗い出し、業務体系図や戦略マップなどのテンプレート（対顧客、内部管理、物流などの業務の関係や流れが分かる統一フォーム）で見える化・共有化することによって、企業さまご自身が課題の整理や発見ができ、どこを、どのような段取りでITを利活用できるかを理解していただくことです。
今回は、シフトなどの勤務管理に課題があることは当初からお聞きしていましたが、他の業務についてもヒアリングさせていただき、勤務管理の負担軽減がどれぐらい優先度が高いか、なども含めて整理していきました。また今後の経営展開のための重要な目標のひとつである商品開発等に関して、日々の時間が取れなくなっている、顧客情報も活用したいなどのお話もありました。そこで、それらを含めたIT化の時間軸を示すとともに、当面の優先事項としては勤務管理、社員さんとの連絡・情報共有、その他請求業務などの負担を軽減するため、リーズナブルなクラウドサービス、SNS等のツールなどのIT活用による解決法をご提案しました。」


中小企業基盤整備機構
チーフアドバイザー：山本一郎