弊社は土木、舗装、建築などの工事を行う会社です。鉄道関連工事や住宅の地盤事業などを手掛けることもあり、事業の幅広さを強みとしております。特定の事業に依存するのではなく、複数の事業にバランス良く注力しているため、仮に1つの事業が低迷しても、その他の事業で安定した経営継続が可能です。
「和賀組さんに依頼して良かった」と言われることを目標に掲げています。たとえば鉄道や国道が急な自然災害を受けた際も、いち早く現場に駆けつけ、最前線に立ちます。「そこまでやってくれるのか」と思わせるような仕事をすることが弊社の信念です。
【課題】人員配置の効率が悪く、生産性が低下
弊社では、多いときでは20ヶ所ほどの作業現場が並行して動くことがあります。それに対し、実際に機械に乗ったり作業をしたりする社員が25人、協力会社の作業員が10人程度います。工事の状況は日々変わっていくため、作業員に対して随時電話で指示をしていました。しかし電話の場合、作業中の社員が即座に対応できないことなどもあり急な人員変更に対応できず、何より必要な現場に最適な技術を持つ最適な人数の社員を送るような、効率的な人員配置ができません。
また複数の作業現場が並行していると、どうしても余裕のある現場と余裕のない現場が生まれてきます。社内人員の融通が効かないと、本来は不要である外注をすることになってしまいます。不要な外注は生産性を落とす大きな要因です。生産性を上げるためにも、効率的に人員配置をするための方法を模索していました。
昔ながらの建設業では、社長が早朝から全ての作業現場を見回り、その後自らが作業員へと指示を出す管理方法もありました。この方法なら社長自らが全ての状況を把握しているので、効率的な人員配置ができます。一見、有効な管理方法にも思えるのですが、社長の労働時間が長くなってしまう上に、従業員が朝早くからその日、どこの現場に行くかを確認しておかなければならないなど、働き方改革が推進される現代には合いません。前日の段階で、翌日の動きを把握できるようなシステムが必要でした。
【導入】「人員配置システム」で社員の稼働状況を可視化
効率的な人員配置を実施するために、ADK富士システム株式会社様の「人員配置システム」を導入しました。ADK富士システム株式会社様では過去にも同様のシステムを作っていたので、細かなすり合わせをしつつ、1年くらいかけて一緒にシステムを作り上げていきました。新たなシステムにはまだ不慣れなところもあるため、現在当該システムで人員配置をできるのは、管理側の社員2名のみに限定しています。皆が人員配置できてしまうと現場の混乱にもつながるため、管理を一元化できるような体制としました。
【効果】適材適所の人員配置が可能に
開発したシステムでは、誰がどの現場にいるのかを一目で把握できるようにしました。たとえば特殊な機械を操作できる社員が必要となった際、その社員の稼働状況をすぐに把握し、人員調整ができる体制を整えています。これによって適材適所の人員配置ができるようになりました。どこの現場にマンパワーが必要で、逆にどこの現場に余裕があるのかを把握できるので、管理側の不安もありません。加えて社員1人1人が明日どの現場に行くのかを、夕方までにメールで知らせるシステムを構築しました。翌日以降の動きを明確に把握できるので、社員は確認のためにわざわざ現場から本社へと戻る必要がなくなり、社員のプライベートの時間も確保できるようになったと感じています。また、以前までは管理側に対して「今〇〇はどこにいるんだ？」という問い合わせが入ることが多々あったのですが、皆が人員配置を共有できるようになったことで、問い合わせに対応する負担もなくなりました。
【展望】「人員配置システム」を応用して更なる業務改善を
今回導入した「人員配置システム」を、これだけで終わらせるのはもったいないと感じています。そこで今後はこのシステムを機材管理や労務・勤怠管理にも応用したいと考えています。たとえば重機などの機械は、必要がないのにずっと現場に置かれているようなケースがあります。つまり管理が適切でないがために、不要なコストが生じている状態です。建設機械とシステムを紐付け、必要な現場に効率的に回していくことができれば、結果的に生産性を向上することが可能だと考えています。
次に改善しようとしているのが、支払業務の流れです。請求書の数値が正しいかどうかは、作業現場が一番よく把握しているため、弊社では、資材や外注の請求書が本社から一旦作業現場に届くようになっています。現在は作業現場で数値を確認し、まとめたものをプリントして本社へと持ち帰っています。この業務を効率化するために、指定のフォーマットの請求書を作り、グループウェアで共有するシステムを作りたいと考えています。現状は無駄が多い経理の仕事も、一気に楽になるのではないかと思います。
生産性の向上は、我々のような中小企業も待ったなしで取り組まなければならない課題です。近年はIT関連の多様な給付金制度があったり、デジタル庁（仮称）新設の予定もあり、現場でのIT化の流れも強まっています。ITの力を使えば、日本全国の中小企業の生産性も向上するのではないでしょうか。
