ITを活用して新しい働き方を模索

弊社は、企業様のパソコンをはじめとする通信機器等の設定を行うシステムソリューションと、福祉介護に関する記録システムを全国展開するケアソリューションの2つを主力事業としています。地域のシステムを管理する企業として事業を開始し、これまでは既存のお客様からのご紹介というかたちで販路を拡大してきました。このように取引のある企業様から別の企業様へと弊社を紹介していただけるということは、弊社が信頼されている証ではないかと考えています。現在では、ケアソリューション事業の売上が8割を占めています。この事業のお客様は、介護や児童福祉に関する企業であるため、お取引件数は基本的に変動が少なく、売上も非常に安定しています。

【課題】業務効率化のための最適な手段が分からなかった

弊社はITに関連する企業であるということもあり、グループウェア（*）など、大手サプライヤーのサービス開始当初から利用していたツールもありました。反面、もともと社員十数人の小さな企業であったため、管理業務などは表計算ソフトで十分だと考えていました。しかし徐々に社員一人ひとりの業務量が増加したため、業務の効率化ができないかと考えるようになりました。効率化を考えたときにまず思いついたのはRPA（Robotic Process Automation）です。これは、バックオフィス業務をはじめとするルーティン作業を自動化する技術のことです。弊社はIT企業ではありますが、RPAについては専門外です。RPAを導入することにより、様々な業務の効率化が可能になるだろうということは想像できましたが、社員に詳しい者は一人もおらず、具体的に何ができるのか、またどのようなアプリがあり、どれが弊社にとって最適なのか分かりませんでした。
（*）グループウェアとは、ネットワーク上で情報共有やコミュニケーションを行い、業務効率を向上させるツールの総称。

【導入】新型コロナ感染拡大も、柔軟な対応が可能に

中小機構の「IT経営簡易診断」を通して、弊社の業務効率化のためにはどのような機能が必要で、どのRPAアプリが最適かということを専門家の方に教えていただき、業務効率化へ向けた道が開けたと実感したことを記憶しています。当時は中小機構のインキュベーション施設（*）を利用していたのですが、施設の担当者の方に悩みを打ち明けていたことが、「IT経営簡易診断」を受けるきっかけとなりました。
しかしながら、アプリ導入を目前に控えた時期に緊急事態宣言が発令され、弊社でもテレワークを余儀なくされました。同時に、これまで会社で一緒に働いていた社員がそれぞれの自宅で働くようになったことで、弊社にとって優先度の高いアプリが変わってきました。当初計画していたアプリとは異なるツールの導入が急遽決まりましたが、中小機構から丁寧なご指導をしていただけていたことで、これまで活用していたものとは異なるグループウェアの導入準備を進めることができました。現在大きな問題もなく、ネットワーク上で情報共有やコミュニケーションを行うことができております。
（*）インキュベーション施設とは、創業初期段階にある起業家の支援を目的として、経営ノウハウなどに関するアドバイスを行う施設のこと。

【効果】円滑なコミュニケーションにより実現した業務の効率化

4月からテレワークを実施しており、社員同士はもちろんですが、お客様とも顔を合わせて働くことができなくなりました。しかし、導入を行ったグループウェア「Google Workspace」により社員間でのコミュニケーションが円滑になり、結果として業務の効率化を図ることができたと思っております。また、今回の新型コロナの影響は今後も続くと考えられるため、テレワークへの最適化に向けた準備を現在も行っております。
ITツールは常により良いものがローンチされ続けており、導入するアプリを選択することは大変なことです。しかし、「IT経営簡易診断」を受け専門家の方からアドバイスをいただいたことで、弊社の業務課題がより明確となり、取り組むべき課題の優先順位も理解できるようになりました。さらに新たな問題を分析するための土台が出来上がってきたと感じています。具体的には費用対効果のシミュレーションやプロジェクトの共同管理などです。また、テレワークにおける社員間のコミュニケーション力はアップしましたが、その力をもっと効率よく業務に活用できるのではないかと考えています。アプリは既に3社まで候補を絞り込んでいるので、これから最終的な選定を行う予定です。

【展望】ジョブ成果型への移行に向け、ITで業務の見える化を

これまでの働き方や常識が通用しないニューノーマル時代では、何事に対してもゼロベースで思考することが不可欠であると考えています。弊社ではテレワーク下でのコミュニケーションや社員の業務管理をどのように行うのが最善かを常に検討しており、今後はこれまでの時間管理型の働き方を一新し、ジョブ成果型の働き方に移行することも視野に入れています。ジョブ成果型への移行にあたっては、利益を確保しながら業務を遂行できるかどうかがまだまだ未知数であり、継続して分析を行うことが必要です。これまでに3人の社員がジョブ成果型の働き方を導入し、社員それぞれの業務を見える化する作業を行ってまいりました。テレワークを行いながら業務の見える化を行うためにはITツールが必要不可欠です。今後も私たちの働き方に適したITツールをより良い形で利用できるよう、模索し続けたいと思います。