積極的なIT導入でお客さまのニーズにあったご提案を

弊社は、お客様から会計資料をお預かりして試算表を作り、決算書まで仕上げる会計事務所です。税理士法人を併設し、業務を行っています。その他に、IT導入をメインとした補助金、助成金のご案内もさせていただいております。補助金のご案内は税理士や中小企業診断士、助成金は社労士、といったように担当が分かれていますが、弊社にはそれぞれのエキスパートが多数在籍しているため、お客様のニーズに合わせて様々なご提案をすることができます。主に中小のサービス業のお客様に活用していただいております。

【課題】属人的な業務を全体で共有できていなかった

私たちは、IT導入のための補助金のご紹介をしています。クライアント企業に紹介するために、まず自社で補助金を活用して導入し、その結果、良かったシステムをお客さまに紹介しています。どんなシステムもまず自社でチャレンジすることで、お客様が失敗することを回避する狙いがあります。また自社で導入することでITツールの使い方をアドバイスできるだけでなく、導入で得たノウハウも提案することができます。
その一方で、これまでに導入した様々なITツールの中には、必要に駆られて取り入れた事例もありました。例えば以前、クライアント企業4社の会計を担当していたスタッフが、突然辞めてしまったことがありました。しかし困ったことにその4社の仕事は1人に任せていた為、社内で業務を理解できる者が誰もいなかったのです。1カ月以内になんとかしなければいけないという、まさにピンチの状況に直面していました。

【導入】データ共有のために複数のクラウドシステムを導入

いなくなった会計担当の業務を引き継ぐため、「マネーフォワードクラウド」を導入しました。アプリを導入することで、データを社内で共有できるようにする狙いがありました。現在も「マネーフォワードクラウド」を活用しており、弊社の業務には欠かせないものになっています。その他、導入してよかったと感じているアプリは「kintone」です。会計事務所は計算処理が多いため、自ずと表計算ソフトだらけになってしまう業界です。異なるソフト間でのデータをまとめるために導入を決めました。これら2つのITツールを導入したことで、データをクラウド上に保存、共有、そして整理をすることができるようになりました。個人のハードディスク上で管理していた情報を全員で共有することができるだけでなく、リスク管理の点でも大きな改善に繋がったと思います。

【効果】クラウドシステムにより効率アップ・業務が円滑に

「マネーフォワードクラウド」の良かった点は、金融機関から直接データを取得することができるところです。クレジットカードや口座情報と直接紐づいているため、入力作業を大きく減らすことができました。また、会計士や税理士の日常業務である「仕訳」も、1回作業すると記憶してくれるため、次回以降は半自動操作ができるようになります。作業の進め方を「マネーフォワードクラウド」に合わせたことで、業務効率もかなり上がりました。請求機能を使うと会計仕訳も自動で処理し、給与計算も自動で出てきて振込データまで作成してくれるなど、今まで複数のシステムで行っていたことを1つにまとめることができるようになりました。結果的に1人分の仕事をしてくれているようなものです。つまり、1人分の人件費が削減できたと考えることもできるのです。
また、弊社のサービスの１つである助成金申請などは期限管理が大変ですが、「kintone」を使えば、例えば翌日9時にメールで知らせる、といった設定を事前にすることもできます。その他にも、「kintone」のフォーマットにデータを入力すると、表のデザインが統一されているため誰がみてもわかりやすく、使いやすいと感じています。データをダウンロードして表計算ソフトで利用したり、逆に表計算ソフトで作ったデータをアップロードすることもできるため、様々な利用方法があります。今では、勤怠管理や会社の承認、日報の管理やToDoリストも「kintone」で管理しており、日々の業務に欠かせないものになっています。
さらに、「Dropbox」の導入で、データの共有がさらに容易になりました。データをクラウド上に保管することで、たとえ社内のパソコンが壊れても大事なデータを失う心配もありませんし、データに対するアクセシビリティーが上がり、生産性も向上しました。
このように業務のあらゆる点で普段からIT化を推し進めていたため、コロナの感染が拡大した時も、スムーズにテレワークに移行することができました。

【展望】トライアンドエラー、まずはチャレンジ