コミュニケーションにチャットツールを導入してスムーズかつタイムリーなコミュニケーションを実現

【課題】メールでのコミュニケーションには、タイムラグが生じてしまう

設立当初はコミュニケーションツールとしてメールを使っていましたが、メールだと受発信にタイムラグが生じます。

【導入】タイムリーなやり取りが可能なチャットツールを選択

その点、チャットはタイムリーなやり取りが可能な点にとてもに魅力を感じました。チャット利用の垣根が低くなっていたこともあり、「Chatwork」の導入を決めました。なかでも、Chatwork内でタスクを管し、グループで共有できる点も気に入りました。タスク管理アプリと切り替える必要がないのがいいですね。私自身がSE経験者であり、自分で同様の機能をもつアプリと比較検討をしました。

【効果】スムーズ、円滑かつタイムリーなコミュニケーションを実現

Chatwork導入後はやり取りがしやすく、円滑かつタイムリーなコミュニケーションが可能になりました。タスクの管理・共有もでき、状況確認や対応が的確になるとともに、共有による漏れの防止にも役立っています。外部パートナーの数が増えても一つのツールで対応可能なのもありがたいです。中小企業ビジネスにおいては、他企業や情報、顧客との繋がりが大事だといわれているので、SNS情報の方がメールよりもビジネスチャンスが多いと感じています。

【展望】自社にとって必要なことを見定める

ITツールの導入は効果的ではありますが、目利き力が必要とされます。多くの会社では、業務プロセスが属人化しており明確化されていないという問題があります。それをきちんと整理した上で、ボトルネックの解消にITを導入すべきなのです。決して「ITありき」ではありません。難しそうに思われるかもしれませんが、使ったことがないもので成功することはないのです。まずは、失敗するつもりで使ってみることが大切です。安価で手の届きやすいツールから使ってみて、慣れる。そのうち「自分の会社には何が必要か」を見極める力がつくはずです。最初から劇的な改善を求めるとハードルが高くなるので、まずは試してみるという感覚で使ってみることが必要だと思います。