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導入簡単。名刺をアプリで管理し、業務をチョッと楽にしよう

導入簡単。名刺をアプリで管理し、業務をチョッと楽にしよう【中小企業のためのクラウドサービス/アプリ分野紹介 第6弾 名刺管理】

  • 2019年09月10日

中小機構 企業支援アドバイザー
高見康一

 ビジネスを行っていると必ずするのが「名刺交換」。そして、それに付随して「名刺管理業務」が必要になってきます。社内に持ち帰ったら、記載されている情報を連絡先情報や顧客情報に転記し、名刺自体はファイリングをする。なんて管理方法が一般的ではないでしょうか。中には、デスクの上に山積みなんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 この「名刺管理業務」、結構面倒ではありませんか。1枚の名刺のデータを登録してファイリングするのにもそれなりの時間がかかります。それが複数枚あると結構まとまった時間が必要になります。しかも、この業務を行う時間は明確化されていないことも多いのではないでしょうか。その結果「何故か忙しい」といった状態になってしまっている方や、先程述べたように「デスクに山積み」状態になってしまっているなんて方は周りにいらっしゃいませんか。

 そんな悩みを解決するアプリが、名刺管理アプリです。
名刺管理アプリは、取得した名刺のデータ化を支援し、さらにビジネスに活用しやすい形にしてくれるアプリです。現在、大手企業や個人利用を中心に導入が進んできており、「名刺管理業務」の効率化が進められています。今回は、この名刺管理アプリの「メリット」を3つのカテゴリに分けてご紹介いたします。また、使用開始までの流れについても簡単にご紹介してまいります。

名刺管理アプリ導入の3つのメリット

①事務処理の効率化

ビジネスマン

 先程述べたように名刺管理業務では、「名刺のデータ化」が必要になります。名刺管理アプリを利用すると、このデータ化は「スマートフォンで名刺を撮影」「スキャナーで取り込み」をするだけで可能になります。さらに名刺を郵送すれば1枚〇〇円でデータ化をしてくれるといったサービスがあるものもあります。また、データ化された情報を検索する際に「名前」や「会社名」はもちろん、「交換日」などでも検索できることが多く、情報を「取り出す」場面でも効率化が図れます。(※全てのアプリで可能とは限りません)
例えば、外出先から急遽電話番号やメールアドレスなどの連絡先を知りたいといった場面では、スマートフォンなどのアプリを利用して簡単に探すことが出来るようになります。

②新規顧客獲得活動の効率化

オペレーター

 名刺のデータ化は、情報を活用する場面でも有利になります。例えば名刺交換をした相手にフォローメールや新商品の案内、キャンペーン情報などを送った際の、「案内をした」や「好感触だった」などの情報を連絡先情報に付記することができ、名刺のデータが単なる連絡先情報ではなく、「生きた顧客データ」になります。こういった使い方をすることで見込み客の育成施策や取引先との関係構築に活用ができます。展示会などに出展し、名刺をいただいた際にはフォローの連絡などを取られることも多いと思います。名刺管理アプリを利用すれば、そういったフォローの際にも効率的に業務を進めていく事が可能です。

③既存顧客満足度向上活動の効率化

 もちろん既存顧客とのやり取りを付記することも可能です。なので、例えば、顧客と交わした何気ない会話情報を名刺データに付記しておき、次会う前にその情報を確認して話題を考えておくなどのコミュニケーション円滑化に活用ができます。DM発行の他、年賀状やお中元送付先情報の管理などにも応用できます。

一般的な使用開始までの流れ

①アプリのインストール
 アプリはサービスを提供している会社のHPやアプリストアなどからインストールができます。インストール後は、アプリを立ち上げ、指示に従って初期設定を進めてください。

②名刺データの取り込み
 名刺データの取り込みは、スマートフォンなどのカメラで撮影していく方法が一般的です。スキャナーなどを利用して取り込むことが出来る機能があるアプリもあります。さらに、スキャナーの貸し出しや、取り込み代行などのサービスを展開しているアプリもあります。

③利用開始
 アプリをインストールし、名刺データを取り込むと、利用出来るようになります。

まとめ
 ビジネスに必ずついて回る「名刺」。簡単に管理ができるアプリが現在登場し、普及してきています。もし名刺の管理に時間が取られているならば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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