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請求書の共有や会計システムへの連動で業務を効率化しよう

請求書の共有や会計システムへの連動で業務を効率化しよう【中小企業のためのクラウドサービス/アプリ分野紹介 第7
弾 請求書類発行】

  • 2019年09月12日

中小機構 企業支援アドバイザー
村上知也

◯書類共有の重要性

 複数人で業務を実施する場合、書類をチームで共有することは非常に重要です。一人が書類を自分のパソコンにしか保管しないということは、業務を一人で抱え込むことになります。担当者が休みを取ると業務が停滞してしまうことになります。

 組織として円滑に業務を進めていくためには、書類すなわち業務を共有し、もしもの時には代わって業務を進められる体制づくりが求められます。そして書類の中でもお金に関する書類で最重要なのが請求書です。お客様に提出した請求書がいつのものか、いくらのものだったのかは常に履歴で把握したいでしょう。

(図表)請求書サービスでの請求書発行

◯請求書の業務をシステム化するということ

 例えば、1年前に仕事を終えて請求書を発行したお客様から、1年ぶりに仕事の依頼があり、見積書の提示を求められたとしましょう。当然、1年前の仕事の請求書を確認して、どういった単価で提示したのかを確認してから、見積書を出すことになります。

 請求書管理のサービスを利用していない場合、エクセルやワードといったソフトで書類を作っている事業者は多いと思います。その場合は、1年前に作成したファイルを探し出して内容を確認することになります。請求書発行枚数が多い事業者にとっては過去のファイルを探し出すだけで一苦労ではないでしょうか。

 そうすると、請求書管理サービスを利用して、請求書類を検索して年代ごと、お客様ごとに引き出せるようになっていれば業務の効率があがるのではないでしょうか。さらに請求書のファイルはいつでも確認ができるようになる経営者にとっては、営業担当が採算に合わない見積もりを出すのを事前にチェックできますし、営業担当も他の営業がどういった金額で提示しているのかを参考にできます。

 どうしても個別の営業担当者からすると、自分の案件は自分ひとりで管理して、他人に見せたくないという場合も散見されますが、やはり、個人の力で行う営業よりも、組織的に営業を行っていくためには書類、とくに請求書の共有は必須になるでしょう。

 見積書を共有して、再提出した場合は履歴を管理し、そのうち受注につながったものを請求書として変換して、最終的に納品書や領収書にまでデータがつながると、業務の流れがスムーズになります。

◯連動することのの重要性

 会計サービスの記事でも記載しましたが、請求書業務は販売業務だけではなく、会計業務にも含まれます。そのため、会計サービスと連動することで劇的に効率を上げることができます。

 下記の図表で説明すると、従来はエクセル等で見積書を作成し、内容を流用して請求書を作成し、プリントアウトして捺印してお客様に送付後、会計システムで売上(売掛金)を計上していたでしょう。その後、通帳で入金を確認して、改めて会計サービスで消込を行います。しかしこれでは効率が悪いです。エクセルで作った内容を改めて会計サービスに登録し直すといった二重入力が発生しているためです。

 そこで、請求書サービスと会計サービスが連動していると効率があがります。請求書サービスで請求書を作成して連動すると、自動的に売掛金が計上されます。さらに請求書を発行したものの、間違っていて取り消した場合は、請求書を削除すると、会計上の仕訳(売掛金)も合わせて一緒に削除されます。

 このように同じ作業を2回繰り返さないためにはシステム連動が非常に重要です。請求書サービスを利用する場合は、自社の会計サービスに連動できるかどうか確認して選定することが求められます。

◯請求書サービスでは郵便とも連動する

 さらに請求書サービスでは、見積書、請求書、領収書の郵送機能を備えているものも増えています。自分で行うとエクセルと請求書を作って、プリントアウトして、捺印して、封入して、投函するわけですが、この作業が、郵送ボタン一つで完了してしまいます。料金は切手代+80円前後のものが多いです。

 郵送サービスについては追加でお金がかかるため、社内で実施した方がいいかは、請求書発行枚数にもよるでしょう。社員が印刷や郵送に使っている時間と比べて、より効率的であれば、会計サービスの郵便機能を使うことも視野にいれましょう。

○ここからアプリ 請求書類発行

 ここからアプリで掲載している請求書類発行のコーナーを紹介します。

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 ここからアプリで紹介しているアプリは、無料で試行できるものが多いですので、ぜひ導入に向けて試してください。

○結びに

 クラウドサービスを導入する際に、難しいのはどの範囲まで含めて導入するかです。今回ご紹介したように、請求書管理だけで導入するか、会計管理も含めて導入するか、販売管理も含めて導入するかで、最適なサービスは変わってきます。
 自社のIT化状況を鑑みつつ、欲張りすぎず、スモールスタートした上で、徐々に導入範囲を広げていくように検討を進めていただければ、と思います。